Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in posts
Search in pages
ufaq

OSTUARVED (25)

@-märgiga arved on sisestatud PDF arved ning e-märgiga arved on otse baasi saabunud e-arved.

Tagastada on võimalik ainult saabunud olekus arveid. Kui arve on juba kinnitamisel või kinnitatud olekus, tuleb enne tagastamist kinnitusring tühistada. Arvet saab tagastada ostuarvete nimekirjast, valides soovitud arve juurest Tegevused -> Tagasta arve saatjale.

E-arvete puhul tuleb avanenud aknas märkida tagastamise põhjus ja soovi korral täpsem selgitus. E-mailiga saabunud sisestatud arvete puhul tuleb lisaks märkida ka e-maili aadress, kuhu arve tagastada. Selle leiate kas arve PDF-lt või e-maili sisust.

Valides Üldinfo -> Arve seaded -> ostuarve seaded, on seadistustes olemas selline väli, nagu Ostuarve postkast. Seal on võimalik luua @arvekeskus.ee lõpuga e-posti aadress. Sellele aadressile saadetud e-kirjad saabuvad ostuarvete nimekirja selgitusega E-mailiga saabunud sisestamata arve. Seejärel on arve võimalik ise käsitsi Arvekeskusesse sisestada.

NB! Kui kasutate meiepoolset arvete sisestust, siis palume arved saata vaid teile edastatud e-maili aadressile.

Kui ettevõttel on sõlmitud leping, mis hõlmab ka PDF ostuarvete sisestust, siis tuleb kõik PDF arved edastada aadressile, mille oleme teile andnud.

Vastavalt lepingule on ostuarvete digiteerimise tähtaeg üldjuhul 24 tundi. Tähtaja arvutamisel ei arvestata sisse pühasid ning nädalavahetusi. Pühadel ja nädalavahetusel saadetud arvete tähtajaks arvestatakse ülejärgmine tööpäev (näiteks nädalavahetusel saadetud arvete tähtaeg on teisipäevane päev).

E-arvel on võimalik muuta vaid kandekuupäeva ja maksetähtaega. Muid andmeid ega arveridu muuta ei saa. Kui arvel on midagi valesti, soovitame pöörduda hankija poole korrektse arve väljastamiseks.

Kui arve on sisestatud meie poolt, siis palume veast meile teada anda. Teavitame Teid, kui vajalikud parandused on tehtud.

Juhul kui tegemist on Teie poolt sisestatud arvega, on muutmiseks kaks võimalust:

  • arve ei ole veel kinnitatud – saate arvel muudatusi teha, avades arve Tegevused-> Muuda valikuga.
  • arve on juba kinnitatud – administraator saab lisada kellegi uuesti kinnitusringi, et arve muutuks jälle aktiivseks. Seejärel saab samamoodi Tegevused-> Muuda valikuga arve korrigeerida ning uuesti kinnitada.

Arved liiguvad majandustarkvarasse päringu alusel. Päringu teeb tarkvara meie süsteemi. See, kuidas ja millal päring algatatakse, tuleneb tarkvarast. Mõnes tarkvaras tehakse päring automaatselt (näiteks iga tunni aja tagant) ning mõnes tuleb ise päringu alustamiseks nuppu vajutada. Palun täpsustage antud info üle oma tarkvara konsultandiga.

Kui arve on majandustarkvarasse jõudnud, saab selle olek külge märke EXP.

Hiirega selle peale liikudes näete, mis kuupäeval ja kellaajal on arve eksporditud.

Kui mingil põhjusel raamatupidamistarkvara ei ekspordi ostuarvet raamatupidamistarkvarasse, märgistage arve ja valige Valmis ERP-i saatmiseks. Sellisel juhul saab raamatupidamistarkvara uuesti teate, et nimetatud arve on valmis raamatupidamisprogrammi tõmbamiseks.

Arve saab rohelise märke ERP. Kui arve endiselt ei liigu raamatupidamisprogrammi, võtke ühendust raamatupidamistarkvara konsultandiga.

Arveridade summeerimine lihtsustab konteerimist, kui mitu arverida on sama konteeringuga. Summeeritud ridadest tekivad Kanderead, milles edasisi toiminguid teha saab.

Arveid on võimalik summeerida käibemaksu lõikes või mallituvastaja järgi. Kui soovite summeerida kogu arve kokku, piisab sellest kui vajutada Summeeri read. Loomulikult on võimalik ka kindlaid ridu kokku summeerida, selleks tuleks need märgistada. Kui ühtegi rida ei märgistata, summeerib süsteem kokku kõik read kõigilt lehekülgedelt.

 

See tuleneb üldjuhul brauseri seadistustest, seega soovitame Teil pöörduda oma IT poole.

Varem sisestatud ja konteeritud arvet on võimalik salvestada korduvarvena. Saades samalt hankijalt uuesti samasisulise arve, kopeerib korduv arve varasemalt arvelt kõik andmed, neid saab uuel arvel muuta või täiendada. Kopeeritakse ka kontod ja dimensioonid. Korduvat arvet soovitame kasutada siis, kui sisestate arveid ise, e-arvete puhul soovitame pigem siiski kasutada malle.

Korduva arve salvestamiseks märgistage peale arve konto ja dimensioonide sisestamist kast Lisan korduvate arvete loetellu.

Seejärel tekib valik, kus tuleb anda korduvale arvele nimetus (kohustuslik), lisaks saab määrata kuupäeva, mis ajani korduv arve kehtib (ei ole kohustuslik). Seejärel vajutage arvel Salvesta.

Kui samalt hankijalt saabub analoogne arve ja arve saaja väli on täidetud, on võimalik valida eelnevalt salvestatud korduv arve Korduv arve/leping alt. Valides Rakenda, kopeeritakse salvestatud korduva arve andmed uuele ostuarvele.

 NB! Korduva arve kasutamisel tuleb arvestada sellega, et kopeeritakse ka arve summad, ehk kui uuel arvel on summad teistsugused kui sellel, millelt korduv arve salvestati, tuleb need käsitsi ümber muuta!

Mõnikord võib arve salvestamisel kuvada sellist teadet:

Antud teade tekib juhul, kui kasutate nuppe KM kuluks või 50% KM kuluks. See tähendabki, et arvereal oli käibemaksumääraks 20%, kuid näiteks KM kuluks vajutades tekib kanderida 0% määraga. Kui arvel ei ole tekkinud brutosumma erinevust, siis antud teade arve edasist menetlemist ei sega.

Isegi, kui kasutate meiepoolset arvete sisestust, on võimalik vajadusel PDF kujul ostuarveid ka ise sisestada. Selleks tuleb valida Ost->Uus ostuarve:

Seejärel saab üles laadida PDF faili ja täita vajalikud väljad. Tärnikestega märgitud väljade täitmine on kohustuslik.

Arveid on võimalik saata ka konteerimisringile. Selleks peab olema ostuarve seadetes märgitud seadistus Kasuta konteerimisringi. Arve konteerimisringile saatmiseks tuleb arvel valida kas Suuna kinnitamiseks või Salvesta ja kinnitamiseks. Seejärel avaneb selline vaade:

Konteerimisringi isikute lisamine toimub samamoodi, nagu kinnitusringi. Kui kõik isikud on lisatud, vajutage Saada konteerimisele.

Konteerimisringi ajal on arve olek Konteerimisel ja kui ring on läbitud, muutub olek Ülevaatamisel. Seejärel saab arve saata tavapärasele kinnitusringile.

Kui ettevõttel/asutusel on loodud ka allasutused, siis on võimalik ostuarveid nende vahel ümber tõsta. Tõsta saab vaid saabunud olekus arveid. Selleks tuleb ostuarvete nimekirjas valida Tegevused->Muuda arve saaja. Avanenud aknas saate väljale Uus arve saaja hakata kirjutama soovitud nime või registrikoodi ja süsteem hakkab variante pakkuma:

Nüüd saate valida sobiva ettevõtte/asutuse ja vajutada Muuda.

Arveridu saab jaotada valides arverea järel Tegevused -> Jaota arverida. Avaneb järgmine vaade:

Vajalikud protsendid kirjutage jaotuse lahtritesse või valige Võrdne %. Soovi korral saate jaotatud arveread ka kohe konteerida, valides Tegevused –> Konteering. Kui vajalikud toimingud on tehtud valige Jaota:

Nüüd tekkisid kanderead soovitud summadega. Ridade nimetusteks jätab süsteem algse jaotatud rea nimetuse (antud juhul Teenus 1), soovi korral saate nimetusi peale jaotamist muuta.

Maksefaili koostamise funktsionaalsust saab kasutada Väikeettevõtte paketis administraatori rollis, muude pakettide puhul olles rollis Raamatupidamisbüroo töötaja. Rolli saate muuta valikus Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded. Seejärel tuleb liikuda plokki Esindusõigused ja enda nime juurest valida Tegevused -> Muuda. Rolli muutmise järel tuleks Arvekeskusest välja logida ja seejärel uuesti siseneda.

Pärast maksefaili koostamist saate vajadusel endise rolli tagasi muuta.

KM kuluks funktsiooni saab seadistada Üldinfo -> Seaded-> Ostuarve seaded. Ploki lõpus on sellised lahtrid:

“50% KM kuluks” põhirea KM kood reale tuleb valida 20% kood ning “50% KM kuluks” käiberea KM kood ja “KM kuluks” rea KM kood ridadele tuleb valida 0% kood. Valiku saab teha lahtrile vajutades:

Seadistuste tegemise eelduseks on, et käibemaksu koodide registris peavad olema seadistatud vähemalt üks käibemaksukood 0% määraga ning üks 20% määraga. Pärast antud toimingu salvestamist muutuvad KM kuluks ja 50% KM kuluks funktsioonid ostuarvel aktiivseks.

Kustutatud arvet saab leida detailse otsingu abil,  kus saate märkida parameetri Kustutatud.

NB! Kustutatud arvet taastada ei ole võimalik. PDF arved saate uuesti sisestada või digiteerimisse edastada. Kui tegemist on e-arvega, saate sellelt PDF-i alla laadida ja ise sisestada või digiteerimise aadressile saata.

Selleks, et leida Arvekeskust arveid, mis on vanemad kui 365 päeva, tuleb esmalt valida Detailne otsing:

Nüüd saate arvete saabumise kuupäeva vastavalt soovile muuta, näiteks:

Kui periood on määratud, on Teil võimalik teiste otsingus olevate lahtrite, näiteks arve saatja, kaudu tulemusi täpsustada.

Tagasi algvaatesse saate nupu abil: Taasta algseis.

 

 

 

Lisaks arve failile, on arvele võimalik lisada ka manuseid. Selleks tuleb minna arvele ja avada vahekaart Arve manused ja lingid:

Seejärel saab vajutada nupule Lisa manus/ link ja valida arvutist fail, mida üles laadida.

Ostuarve seadistustes on võimalik määrata kalendripäev, millal arveldusperiood lukustub:

Selle määramisel kontrollitakse kande kuupäeva ja süsteem annab ostuarvete nimekirjas märku, kui see ei kuulu määratud arveldusperioodi:

 

Vahel võib kanderidade loomine olla väga mahukas töö ja alati ei ole võimalik luua ka konteerimismalle. Mõistlik on siinkohal kasutada kanderidade impordi tabelit, kuhu saate sobivad kanderead luua ja siis need Arvekeskusesse importida. Tabeli saate salvestada ja vajaduse korral iga kord ridu veidike muuta. Tabeli saab alla laadida SIIT

Täidetud tabeli importimiseks tuleb avada soovitud arve ja valida arveridade juures Impordi read:

ÜLDINE (20)

E-arve on masinloetav arve, mis luuakse, edastatakse ja säilitatakse elektroonilises keskkonnas. E-arve ei ole e-mailiga saadetav PDF arve.

Liidese loomiseks tuleb raamatupidamistarkvarasse kopeerida andmevahetuse URL ning autentimiskood. Seda, kus täpselt raamatupidamistarkvaras sellised seadistused asuvad, peate küsima oma tarkvara konsultandilt.

Mõlemad parameetrid leiate Arvekeskusest, valides Üldinfo -> Seaded -> Andmevahetus ERP-ga. Märgistage kastike ERP-i juurdepääs lubatud ning vajutage Salvesta.

 

Roaming tähendab, et meie kliendid saavad vastu võtta teiste e-arve operaatorite klientide arveid. Samuti on meie klientidel võimalik arveid saata ka teiste operaatorite klientidele.

Omnival on roaming Fiteki, Telema, E-arveldaja ja Amphoraga.

Kasutajaid saab lisada, kui valite Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded. Alla kerides jõuate plokini Esindusõigused. Sealt valige Lisa esindusõigus. Kõik tärniga tähistatud väljad on täitmiseks kohustuslikud.

Ettevõtte andmeid ei ole võimalik ise muuta. Muudatuste tegemiseks edastage palun korrektsed andmed e-maili aadressile abi@arvekeskus.ee või kasutage paremal asuvat vormi. Anname Teile teada, kui muudatused on tehtud.

Kasutajatunnust ja parooli saate luua, valides Avaleht -> Kasutaja seaded -> Kasutajatunnus ja salasõna.

Arvekeskuse klienditugi on avatud E-R 9:00-17:00. Võimalik on helistada numbril 6643311 või saata e-mail abi@arvekeskus.ee

Arvekeskuse pakettide detailse kirjelduse ja hinnakirja leiate SIIT.

Palun pöörduge oma kliendihalduri (kontaktid leiate arvelt) või Omniva klienditeeninduse poole tel 6616616.

Kui töötaja lahkub, saab tema esindusõigused lõpetada, valides Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded. Seejärel otsida esindusõiguste hulgast soovitud isik ja valida Tegevused -> Muuda. Seejärel avaneb aken, kus on võimalik määrata isikule esindusõiguste lõpukuupäev.

Arveid säilitatakse Arvekeskuses üldjuhul seitse aastat, nagu sätestab raamatupidamise seaduse § 12. Kui arveid on vaja säilitada pikemalt, saab selle alati müügijuhiga kokku leppida.

Kui töötaja näiteks abiellub või vahetab muul põhjusel nime, siis administraator tema eest Arvekeskuses nime muuta ei saa. Iga kasutaja peab seda ise tegema. Selleks tuleb valida Avaleht -> Kasutaja seaded. Seal saab nime korrektseks muuta ja vajutada Salvesta:

Selleks, et saaksite hakata meie keskkonnas e-arveid vastu võtma, tuleks esmalt e-arvete liiklus aktiveerida.

Seda saab teha, kui olete Arvekeskusesse sisse loginud ning valite Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarve seaded ja eemaldate märke Ei soovi ostuarveid e-teeninduses vastu võtta ja salvestate.

Peale seda on vajalik äriregistris (www.rik.ee) kinnitada seitsme (7) päeva jooksul oma operaatori valik.

Seda saab teha juhatuse liige väga lihtsalt, sisedes Äriregistri keskkonda ning kinnitades Äriregistri Ettevõtjaportaali avalehel oma teenusepakkuja.

NB! Kui Teil on hankijaid, kes edastavad Teile arveid panka, siis peale e-arvete Omnivasse suunamist, arved enam panka ei liigu ja püsimakselepingu alusel tehinguid ei toimu. See muudatus puudutab hankijaid, kelle andmed on kättesaadavad siit: https://www.arved.ee/public/company_list.html.

Kui soovite, et arved tuleksid lisaks Omniva Arvekeskusele edaspidi ka panka, siis peaksite tellima soovitud hankijatelt pangast piiratud e-arved.

Arvekeskuse partneriteks on erinevad ettevõtted, sealhulgas näiteks majandustarkvarad ning pangad. Täpsema nimekirja leiate SIIT.

Kasutajatel, kellele kuvatakse Mobiil-IDga Omniva e-teenindusse sisenemisel veateade Vigane isikukood, tuleb tühjendada veebibrauseri vahemälu (cache).

Vahemälu tühjendamine

Kui kasutate Internet Explorerit:

  • valige Tools (Tööriistad)
  • Delete browsing history(Kustuta sirvimisajalugu)

Kui kasutate Mozilla Firefoxi:

  • valige History (Ajalugu)
  • Delete Recent History(Kustuta hiljutine ajalugu)

Kui kasutate Google Chrome veebibrauserit, siis vajutage üleval paremal ääres olevat kolme triibuga nuppu:

  • valige History (Ajalugu)
  • Clear all browsing data(Tühjenda sirvimisandmed)
  • Clear (Tühjenda sirvimisandmed)

Pärast vahemälu tühjendamist sulgege veebibrauser.

 

Kui kirjeldatud toiming ei lahenda veaolukorda, pöörduge palun Arvekeskuse klienditoe poole e-mailil abi@arvekeskus.ee või telefonil 6643311.

Arvekeskuses on eraldi võimalus dokumentide arhiivi lisada oma ettevõtte olulisi dokumente. Arhiivi leiate, valides Üldinfo -> Dokumentide arhiiv:

Arvekeskuses on võimalik kasutajatele määrata erinevate õigustega rolle. Neid kirjeldava tabeli leiate SIIT

Esindusõigusi saab pikendada peakasutaja. Selleks, et vaadata, millised esindusõigused lõppema hakkavad, tuleb valida Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded ja liikuda plokki Esindusõigused. Esindusõiguste sorteerimiseks nende lõppemise kuupäeva järgi, vajutage Lõpu kuupäev.

Nüüd saate vajadusel esindusõigusi pikendada, vajutades Tegevused -> Muuda ning muutes lahtris Esindusõiguse lõpp kuupäeva. Kui soovite pikendada õigusi kõigis allasutustes, siis märgistage ka kast Lisa esindusõigused kõikidesse allasutustesse ja vajutage Salvesta.

 

MÜÜGIARVED (11)

Kõige lihtsam võimalus müügiarvete saamiseks Arvekeskusesse on enda raamatupidamistarkvara kaudu, milles saate valmis teha vajaliku masinloetava arve ehk e-arve, millele saate lisada soovi korral enda PDF-formaadis arve või selle mitte lisamisel genereerub arve PDF Arvekeskuse arveformaadi alusel.

Arveid on võimalik koostada ka käsitsi, valides Müük -> Uus Müügiarve. Seejärel saate täita vajalikud väljad ning peale salvestamist genereerub arvele ka PDF vaade.

Arveid on võimalik Arvekeskusesse importida ka failist. Selleks tuleb valida Müük -> Arved Failist, ning avaneb selline pilt:

NB! Excelis koostatud arvete lisamiseks peab fail olema täidetud vastavalt näitele, mille leiate, kui klõpsate lingil Arvefail.xls. Excelist saab importida vaid üherealisi arveid.

Kui arved on imporditud ükskõik millisel eelmainitud viisil, siis arved tulevad nähtavale Müük -> Müügiarved nimekirja Imporditud või Saadetud olekusse.

Kui olete otsustanud Arvekeskuses müügiarveid väljastama hakata, on alati vaikimisi aktiveeritud kaks kanalit: e-arve ja e-mail. Kui soovite aktiveerida ka pangakanalid või paberarve saatmise, siis toimige järgnevalt: Üldinfo -> Arve seaded -> Müügiarve seaded ja kerige lehekülje alla, kus leiate koha, kus on Müüjate haldus:

Valige Tegevused -> Muuda. Teile avaneb järgmine vaatepilt:

Siin on Teil võimalik valida erinevaid kanaleid. Paberarve kanal hakkab toimima koheselt, kuid pangakanali aktiveerimine võtab aega 2 tööpäeva alates aktiveerimise hetkest. Pangakanalite aktiveerimise hetk saabub siis, kui saanud seda kinnitava e-maili.

Et pangakanalid aktiveerida on toimingud järgmised: valite sobivad pangakanalid ja salvestate ning kinnitate, et soovite pangakanalid aktiveerida. Seejärel saame meie teada Teie soovist aktiveerida pangakanalid ja Teie saate e-maili teel küsimustiku, milles saate valida eelistused pangas. Kui saame kätte Teie täidetud küsimustiku ning saadame panka teate soovist aktiveerida pangakanalid vastavate eelistustega, saadame Teile kinnitava e-maili, et pangakanalid aktiveeritakse 2 tööpäeva jooksul.

NB! Kui Teil ei ole Swedbankiga sõlmitud e-arve lepingut, siis ilmnevad mõningad kitsendused, täpsem info SIIN.

 

Arvete edastamise võimalusi on neli:

1. E-arve – masinloetav XML-formaadis arve ning sellega kaasnev PDF. Need arved liiguvad registrikoodi alusel.

2. E-post– arved liiguvad soovitud e-maili aadressile PDF-formaadis.

3. Paberarve – arve liigub arve saajale paberkandjal. See trükitakse välja meie poolt ning on adresseeritud soovitud aadressile. Kui arve saaja aadress on märgitud XML-failis, siis läheb arve kirjas olevale aadressile, kui see puudub, siis saadetakse arve Krediidiinfos kirjas olevale aadressile.

4. Internetipank – arve liigub otse panka ning selle tasumine ning kuva on nähtav arva saaja internetipangas. Pangakanaliga saadetud arvele on võimalik luua ka pangapoolne püsimakse.

Koostatud arve XML-i on Teil võimalik kontrollida siit: https://www.freeformatter.com/xml-validator-xsd.html

  • XML Input – siia lahtrisse tuleks arvutist üles laadida fail või kopeerida XML-i sisu
  • XSD Input (Optional if XSD referred in XML using schemaLocation) – kopeerige või laadige üles XSD fail, mis defineerib reeglid XML-i sees

XSD faili leiate Eesti Pangaliidu kodulehekülje aadressilt: http://www.pangaliit.ee/et/arveldused/e-arve

Tõenäoliselt on paketiks hetkel E-arve postkast. Müügiarveid saab saata alates Väikeettevõtte paketist. Paketti saate vahetada, kui valite Üldinfo -> Seaded -> Ettevõtte seaded. Seejärel vajutage nuppu Paketi vahetus ja valige sobiv pakett ning vajutage Salvesta.

Uus pakett jõustub pärast uuesti sisselogimist.

 

Kui teie klient on samuti Arvekeskuse kasutaja ja on seadetes märkinud valiku Kuva müüjale ostuarve olekut, siis on teil võimalus näha enda saadetud arve olekut kliendi baasis. Klikkides + märgile kuvatakse arve olek:

Maksetunnus – Ostja unikaalne tunnus müüja juures (näiteks viitenumber, korteri number).

Maksetunnuse pikkus – minimaalne/maksimaalne lubatud numbrite või tähtede kombinatsiooni pikkus.

Maksetunnuse kontrolljärk – enamasti viitenumbri puhul kasutatav lisanumber. Täpsema selgituse ja kalkulaatori leiate SIIT.

Paralleelsed eelistused – maksimaalne kanalite arv ühe arve edastamiseks.

NB! Märkustesse palun kirjutada, kas Teil on olemas Swedbanki e-arve leping. Kui on olemas, siis palun lisada lepingu number.

Tavalisel e-arvel on kuvatav kogu arve sisu, kuid piiratud e-arvel on osa sisu mittenähtav. Milline info täpselt on nähtav, saate küsida panga klienditeenindusest.

Ilma Swedbanki e-arvete lepinguta arvete edastuse puhul kehtivad pangas järgmised kitsendused – Teie klientidel ei ole panga keskkonnast võimalik arvet panka tellida. Tellimused saate sisestada ainult Arvekeskuses, valides E-arve tellimused -> Klientide tellimused all. Klientidel ei ole panga keskkonnas võimalik e-arve püsimakse lepingut sõlmida enne esimese arve saabumist. Teie ettevõttele saavad nad e-arve püsimakselepingu sõlmida alles peale esimese arve panka jõudmist. Arve pealt saab klient valida, et sõlmib püsimakselepingu.

Kui Teie klientidel internetipanka ei ole, siis saavad nad püsimakselepingu sõlmida pangakontoris peale seda, kui olete esimese arve neile e-arvena panga keskkonda saatnud. Kui kliendil internetipank puudub, tuleks talle saata piiratud e-arve.

Müügiarvetele on võimalik lisada ISO standardile vastav ühik, mille saate valida, kui hakkate lahtrisse ühikut sisestama. Kogu loetelu korraga ei ole võimalik kuvada.

 

KINNITAMINE (9)

Kui summad ei ole endiselt korrektsed, tuleks kõigepealt üle vaadata, kas erinevus ületab 1 euro piiri. Nupp Kontrolli summasid toimib vaid alla 1 euroste erinevuste puhul.

Arvel on võimalik summasid vajadusel ka käsitsi korrigeerida, valides kandereal Tegevused -> Lisaandmed. Seal on võimalik muuta nii käibemaksusummat kui ka maksumust ehk brutosummat.

Kinnitaja näeb enda poolt kinnitatud arveid Kinnitusringis kuvatavas filtris. Valige otsingu filtris arvete olekuks Kinnitatud. Antud otsingu tulemusel kuvatakse kõiki Teie poolt kinnitatud arveid:

 

Ka need arved, mida asendaja teie asemel kinnitas, ilmuvad antud otsingusse.

Arve kinnitusringis võib süsteem anda erinevaid veateateid.

Arveread on konteerimata – kui olete viimane kinnitaja, peavad kinnitamiseks olema kõik arveread konteeritud, sealhulgas ka read, mille summa on 0 eurot.

Punasega märgitud arveridadel ei kuulu kandekuupäev lubatud arveldusperioodi – tekib vaid juhul, kui ostuarve seadetes on määratud kuupäev, millal arveldusperiood lukustub.

Arve kanderidade summa ei vasta arve summale – erinevus on välja toodud kanderidade all:

Kui erinevus on alla ühe euro, tuleneb see tõenäoliselt ümardamisest ja saate vajutada nuppu Kontrolli summasid. Kui erinevus on aga suurem, nagu antud näites, tuleks kanderead üle vaadata ning parandused teha.

 

Ostuarve vestluse kaudu saate arve kohta saata küsimusi nii kinnitusringis osalejatele kui ka teistele kasutajatele oma ettevõttes, kes kinnitusringi ei kasuta, aga kellel võib olla infot arve kohta. Vestluse aknake on lisatud ostuarvete kuva juurde ning seal kuvab ka lugemata märguandeid.

Märguanne on kuvatud selliselt (ka e-mailile saabub vastav teavitus):

Vestlus aknas on kuvatud selliselt:

Sisehankija on võimalik määrata nii juba hankijate registris kui ka otse ostuarvel. Selle märkimisega saate eristada oma kontserni siseste hankijate arveid muudest arvetest. Sisehankijate arved kinnitatakse automaatselt, kuid kinnitajale jääb võimalus oma otsust muuta 24 tunni jooksul. See tähendab, et süsteem märgib arvele automaatse kinnituse ning saadab kinnitajatele e-maili teel teavituse, milles olevale lingile vajutades on võimalus arve üle kontrollida ning oma otsust muuta:

24 tunni möödudes saab arve kinnitatud oleku ja liigub majandustarkvarasse juhul, kui keegi oma otsust ei muuda.

REGISTRID (7)

Kontosid kontoplaani üksikult ise lisada pole võimalik. Selleks tuleb kas kogu kontoplaan uuesti importida või kirjutada soovist Arvekeskuse konsultantidele abi@arvekeskus.ee. Meie saame lisada kontosid ka ühekaupa. Kui otsustate ise kogu kontoplaani uuesti importida, siis kirjutatakse vanad kontod üle (et kontosid ei jääks topelt) ning lisandub juurde puuduolev konto.

Arvekeskusesse registrite importimiseks on kaks võimalust. Kui raamatupidamistarkvara seda võimaldab, saab registreid importida läbi liidese otse enda raamatupidamistarkvarast.

Kui raamatupidamistarkvara seda ei võimalda, on võimalik registreid importida ka CSV-formaadis.

Dimensioone saab lisada ükshaaval Arvekeskuse keskkonnas või importides raamatupidamistarkvarast. Kui impordite dimensioone raamatupidamistarkvaras, siis kindlasti vaadake üle sealpoolsed seadistused, millistel tingimustel see võimalik on.

Kui soovite lisada dimensiooni Arvekeskuse keskkonnas, siis selleks toimige järgnevalt:

Valige Üldinfo -> Registrid –> Dimensioonid. Seejärel valige Lisa uus ning Teile avaneb lisamiseks järgmine aken:

Tehke vajalikud toimingud ning valige Salvesta.

Käibemaksukoode Arvekeskusesse importida ei saa, need tuleb lisada käsitsi. Selleks tuleb kõigepealt valida Üldinfo->Registrid->Käibemaksu koodid. Nüüd avaneb juba lisatud käibemaksukoodide nimekiri, kui teete seda esimest korda, on nimekiri loomulikult tühi.

Uue koodi lisamiseks tuleb vajutada Lisa uus käibemaksukood. Seejärel avaneb aken, kus tuleb kõigepealt valida Käibemaksu %, näiteks kirjutades lahtrisse 20, hakkab süsteem pakkuma erinevaid 20% käibemakse. Siinkohal pole valitud nimetus oluline, tähtis on vaid protsent. Valime seekord näiteks 20% (kulu 20%). Lahtrisse ERP kood tuleb lisada kood raamatupidamistarkvarast. Soovitame selle tarkvarast kopeerida, et see kindlasti üks-ühele kattuks.

Nüüd tuleks täita ka ERP selgitus, ehk siis käibemaksukoodi nimetus, et oleks lihtsam õiget koodi valida. Prioriteet ja Vaikimisi käibemaksu määraks väljad võite täita ka hiljem käibemaksukoodide nimekirjas.

Vajutades Salvesta, lisandub kood nimekirja:

Kui teie majandustarkvara ei võimalda saata hankijate ja klientide registrit otse Arvekeskusesse, siis saate need importida ka käsitsi. Selleks eksportige kõigepealt tarkvarast hankijate ja klientide info Exceli formaati. Kui te ei tea, kuidas seda teha, palun pöörduge oma majandustarkvara pakkuja poole.

Seejärel muutke saadud faili nii, et veerus A oleks ettevõtte nimi, veerus B ettevõtte registrikood, veerus C raamatupidamisprogrammis olev hankija kood ja soovi korral veerus D raamatupidamisprogrammis olev kliendi kood. Kliendi koodi veerg ei ole kohustuslik, esimesed kolm veergu aga peavad olema iga hankija/kliendi puhul täidetud.

Järgmisena tuleb tabelist eemaldada kõik duplikaadid. Selleks valige kogu tabel ja menüüpunktist Andmed leiate allpool pildil oleva märgi:

Arvestada tuleb ka seda, et hankija nime pikkus võib olla 70, registrikood 15 ja hankija kood 20 tähemärki (sh tühik). (Excelis on võimalik tähemärkide arvu kontrollida funktsiooniga LEN). Kui kliendil pole raamatupidamise programmis hankija koodi, võib selle asendada registrikoodiga.

Kui duplikaadid on eemaldatud ja väljade pikkused ei ületa lubatud piire, saate loodud tabeli salvestada. Valige salvestustüübiks CSV (komaga eraldatud):

Seejärel avage salvestatud fail programmis Notepad, kus andmeid kuvatakse sellisel kujul:

Seejärel salvestage antud fail uuesti, kasutades UTF-8 formaati. Vastasel juhul täpitähti korrektselt ei kuvata.

Nüüd logige sisse Arvekeskusesse ja valige Üldinfo -> Registrid -> Hankijate ja klientide register ning valige Hankijate import:

Seejärel saate valida ettevalmistatud faili ja alustada importi.

Kui teie majandustarkvara ei võimalda saata kontoplaani otse Arvekeskusesse, siis saate selle importida ka käsitsi. Kui teil on Arvekeskuses juba kontoplaan olemas ja tahate lisada üksikut kontot, siis kirjutage abi@arvekeskus.ee ja lisame selle ise teie kontoplaani.

Arvekeskusesse kontoplaani importimiseks tuleb kõigepealt tarkvarast kontoplaani info eksportida Exceli formaati. Kui te ei tea, kuidas seda teha, palun pöörduge oma majandustarkvara pakkuja poole.

Seejärel muutke saadud faili nii, et esimeses reas, veergudes A-F, oleksid numbrid ühest kuueni. Veerus G peab olema konto number ning veergudes H ja I konto nimetus, näiteks:

Kontonumbri lahtris on lubatud 10 tähemärki ning veerus H ja I on lubatud 70 tähemärki, sh tühikud (Excelis on võimalik tähemärkide arvu kontrollida funktsiooniga LEN). Kui tähemärke on rohkem, tuleks raamatupidamise programmis lühendada konto nimetust.

Nüüd salvestage fail formaati CSV (komaga eraldatud):

Seejärel avage fail programmiga Notepad ja kustutage esimesel real numbrid 1-6, et vaade jääks selline:

Salvestage fail UTF-8 kodeeringusse. Vastasel juhul täpitähti korrektselt ei kuvata.

Saadud faili importimiseks valige Arvekeskuses Üldinfo -> Registrid-> Kontoplaan. Avanenud lehel valige Kontoplaani import:

Nüüd saate üles laadida ettevalmistatud faili ja alustada importi.

Kui teie majandustarkvara ei võimalda saata dimensioone otse Arvekeskusesse, siis saate need importida ka käsitsi. Kui teil on Arvekeskuses juba dimensioonid olemas ja tahate lisada juurde üksikut dimensiooni, siis selle õpetuse leiate SIIT.

Arvekeskusesse dimensioonide importimiseks tuleb kõigepealt tarkvarast dimensioonide info eksportida Exceli formaati. Kui te ei tea, kuidas seda teha, palun pöörduge oma majandustarkvara pakkuja poole.

Seejärel muutke saadud faili nii, et veerus A oleks dimensiooni liik (erinevaid liike võib olla kuni 15), veerus B dimensiooni kood ja veerus C dimensiooni nimetus. Dimensiooni liigi nimetuse lahtris võib olla 30 tähemärki, dimensiooni koodi lahtris võib olla 20 tähemärki ning dimensiooni nimetuse lahtris võib olla 255 tähemärki (Excelis on võimalik tähemärkide arvu kontrollida funktsiooniga LEN). Näiteks:

Seejärel salvestage fail formaati CSV (komaga eraldatud):

Nüüd avage loodud fail programmiga Notepad:

Salvestage fail UTF-8 kodeeringusse:

Järgmise sammuna tuleb logida sisse Arvekeskusesse ja valida Üldinfo -> Registrid -> Dimensioonid ning seejärel Dimensioonide import:

Kui soovite kõiki dimensiooni liike importida korraga, nagu ülaltoodud näites – isik, osakond, objekt, siis tuleb valida järgnev variant Lisa kõik dimensioonid korraga. Nüüd saategi üles laadida ettevalmistatud faili ja alustada importi.

MALLID (7)

Konteerimismallidega on võimalik määrata arveridadele ettemääratud kontod ja dimensioonid, et arve korduval saabumisel oleks arvega oluliselt vähem tööd. Konteerimismall luuakse aluseks oleva ostuarve sisestamise käigus, eraldi neid ette valmistada ei saa. Võimalus on luua nii hankija- kui valdkonnapõhiseid konteerimismalle.

Automaatset konteerimismalli saab kasutada vaid juhul, kui täidetud on eeldused, mis on valitud ostuarve seadetes (Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarve seaded):

Valikud on järgmised:

Arvesta arve viitenumbri ja lepingu nr/selgitusega valikul peab automaatsel konteerimismalli rakendumisel täidetud olema nii arvel kui ka konteerimismallis viitenumbri ja lepingu nr/selgituse lahter.

Ära arvesta arve viitenumbriga valikul ei oma tähtsust viitenumbri lahter. Antud juhul arvestab süsteem vaid lepingu nr/selgitusega.

Ära arvesta arve lepingu nr/selgitusega valikul ei oma tähtsust lepingu nr/selgituse lahter. Antud juhul arvestab süsteem vaid viitenumbriga.

Ära arvesta viitenumbri ega lepingu nr/selgitusega valikul ei oma tähtsust kumbki lahter. Automaatne konteerimismall rakendub siiski ka juhul, kui arve saabumisel ettevõtte baasi on antud lahtrid täidetud.

Siin videos saad ülevaate, kuidas seadistada ning kasutada konteeringupõhist kinnitamismalli.

Kui töötaja vahetub, võib tekkida vajadus vahetada varasemalt loodud kinnitamismallides antud töötaja uuega. Selleks tuleks kõigepealt valida Üldinfo-> Mallid-> Kinnitamismallid. Seejärel tuleks valida soovitud kinnitusringid. Valida võib ka kõik kinnitusringid – selleks tuleks vajutada nupule Näita kõiki ja seejärel Vali kõik. Nüüd vajutada nupule Asenda kinnitaja ja avanenud aknas saab rippmenüüdest valida, keda soovitakse kellega asendada:

Kui kinnitajale on määratud piirsumma, kontrollitakse malli rakendamisel, kinnitajate taseme kaupa piirsummasid. Kui kinnitajate tasemel leidub vähemalt üks kinnitaja, kelle piirsumma on väiksem arve netosummast, kaasatakse kinnitusringi ka järgmise taseme kinnitajad.

Toome siinkohal täpsustamiseks näite: Kinnitamismalli märgime, et kinnitajal nr 1 on piirsumma 100 eurot ja kinnitajal nr 2 on piirsumma 500 eurot. Rakendame malli arvel, mille netosumma on 50 eurot. Selle tulemusena lisatakse kinnitusringi vaid kinnitaja nr 1, kuna tema piirsumma on piisav arve kinnitamiseks ja järgmise taseme kinnitajat pole vaja ringi lisada. Kui teise arve summa on 200 eurot ja rakendame malli seal, siis lisatakse kinitusringi nii kinnitaja nr 1 kui ka kinnitaja nr 2.

Selleks, et kinnitamismallides piirsummasid määrata, tuleb kõigepealt valida Üldinfo -> Arve seaded -> Ostuarve seaded ja seal märgistada Kuva kinnitamismallidel piirsumma veerg:

 

KULUARUANDED (5)

Kuluaruannete mobiilirakendusega on koheselt võimalik kviitung edastada Arvekeskuse baasi pildistamise teel. See tagab selle, et kviitungi kadumisel või hävimisel oleks see siiski jäädvustatud.

Kuluaruannete rakenduse saab tõmmata telefoni, mille operatsioonisüsteem on Android alates versioonist 5.0 ja iOS alates versioonist 8.0.

Äppi on võimalik alla tõmmata play.google.com/store lehelt, kirjutades otsingusse Omniva finance, mis on kuluaruannete äpi nimeks. Äppi saab alla laadida ka otse Android telefonis Google Play-st või iOS telefonis App Store-st.

Peale allalaadimist saad äpi avada ja sinna sisse logida. Kasutajatunnus ja parool peavad eelnevalt Omniva keskkonnas loodud olema. Õpetus selleks asub SIIN.

Kui oled sisseloginud, vali millisesse asutusse soovid kviitungit saatma hakata.

Äppi kasutades vali kõigepealt Pildista kviitungit. Pildista kviitungit nii, et kõik andmed oleksid ilusti nähtavad:

Nüüd saab valida, kas Omniva digiteerib või Sisestan käsitsi.

Kui valida Omniva digiteerimise, ilmub see Ootel kviitungid alla 24h jooksul peale selle digiteerimisse saatmist NB! Veendu, et kviitungi pilt on kvaliteetne ja loetav (vastasel juhul lükatakse kviitung digiteerija poolt tagasi).

Sisestades kviitungi käsitsi, täida väljad ning salvesta, misjärel ilmub kviitung koheselt Ootel kviitungid alla valmis kujul.

Kviitungeid saab lisada ka Arvekeskusest. Selleks on mitu võimalust. Esimene neist asub ootel kviitungite nimekirjas, sealt saab valida Uus kviitung:

Samuti saab kviitungit lisada, kui valida Kuluaruanded->Uus kviitung:

Lisaks on kviitungit võimalik lisada ka aruannet koostades, valides Loo kviitung:

Kõik need valikud viivad samasugusesse vaatesse, kus saate lisada kviitungi andmed, faili ning kuluread:

Kui kõik vajalikud väljad on täidetud, saate kviitungi salvestada.

 

Kuluaruannete seaded asuvad Üldinfo -> Kuluaruannete seaded. Seadetes saad märkida kuupäeva, mille järgi konverteeritakse valuutad aruannetel:

Välisvaluutas tehtud kulutused arvutatakse eurodeks ümber Euroopa Keskpanga päevakursi alusel. Euroopa Keskpank väljastab vastava tööpäeva kursid iga tööpäev kella 16:00-ks.

Järgmise seadistusena saad määrata oma ettevõttes kasutusel olevad päevarahade määrad:

Vajadusel saad luua ka majanduskulu aruande alamliigid (alamliikide abil saab erinevaid majanduskulu aruandeid filtreerida).

Alamliike saad luua, kirjutades koodi ja nimetuse vastavatesse lahtritesse ja vajutades seejärel Salvesta.

Load More