Tag'ide Arhiiv: avalik sektor

eArvekeskus

Kuidas e-riigiga sammu pidada: e-arvetele üleminek vajab ettevalmistusi juba nüüd

Kuna riigiasutused võtavad järgmisest aastast vastu ainult masinloetavaid e-arveid, peavad lisaks riigiasutustele endile ettevalmistustega alustama ka avalikule sektorile arveid esitavad ettevõtted.

E-riigi ja paberivaba majanduse edendamiseks võtavad avaliku sektori asutused alates 2017. aastast vastu ainult e- arveid. Selliseid asutusi on Eestis 1662 ning loetelu hõlmab riigiasutusi alates ministeeriumist ning lõpetades riigi omanduses või valitseva mõju all olevate ettevõtete, kohaliku omavalitsuse, kooli, haigla, lasteaia ja avaliku sektoriga seotud mittetulundusühinguga.

Muidugi tähendab see, et lisaks riigiasutustele, kes peavad olema valmis masinloetavaid e-arveid vastu võtma, peavad riigiasutustele arveid esitavad ettevõtjad olema suutelised neid saatma. Kindlasti tuleb tähele panna, et e-arve ei tähenda meili teel saadetavat dokumenti, vaid masinloetavat, automaatselt süsteemist süsteemi kulgevat e-arvet.

Kuidas siis valmistuda, et järgmisel aastal e-riigiga sammu pidada?

Lugege Lisaks
eArvekeskus

Sea end valmis PDF-arvete ajastu lõppemiseks!

PDF-arvete ajastu lõpuni on jäänud vaid loetud kuud

Sea end valmis PDF-arvete ajastu lõppemiseks!

 

Järgmisest aastast kehtib ettevõtetele kohustus esitada riigiasutustele ainult e-arveid. Et üleminek PDF-arvete ajastult paberivabale arvemajandusele läheks võimalikult sujuvalt, tuleks oma ettevõte eelseisvateks muudatusteks juba praegu valmis seada.

Avaliku sektori asutustes, keda kokku on 1662, käib juba kibe töö selle nimel, et kõik omavalitsuste asutused, koolid, lasteaiad, riigiettevõtted ning nende allasutused oleksid alates tänavu aasta novembrist valmis eraettevõtetelt saabuvaid e-arveid vastu võtma. Ole sina ka valmis sellest ajast neid arveid saatma.

Mida on sul eraettevõtjana vaja teada üleminekust e-arveldamisele?

  • Unusta PDFid! E-arve on dokument, mis on XML vormingus, masinloetav, liigub elektroonilises keskkonnas tarkvarasüsteemide vahel ja seda ei ole vaja käsitsi sisestada. PDFi kujul e-kirjaga saabuv arve ei ole e-arve.
  • Raamatupidaja töö teiseneb. Seni võttis arve asutusse saabudes ette pika teekonna: e-kirja küljes olev arve registreeriti, trükiti välja ning saadeti asutusesisesele kinnitusringile. Kui vajalikelt isikutelt kinnitused käes, liikus arve raamatupidajale, kes selle käsitsi süsteemi sisestas ning konteeris. Alles siis järgnes arve tasumine. Kogu selle protsessi käigus oli võimalik, et arve jäi kuhugi toppama. Samuti võisid tekkida inimlikud eksitused arve sisestamisel. Kui aga saata äripartnerile müügiarve XML formaadis, on see tal käes mõne sekundiga ehk et ta on kohe partneri raamatupidamissüsteemis, kust saab ta kohe saata kinnitusringile ja seejärel tasumisele. Ära jääb arve käsitsi sisestamine.
  • Ettevõte saab e-arveldamisest reaalset rahalist kasu. Lisaks vigade arvu vähenemisele väheneb oluliselt aeg, mis kulub raamatupidajal ühe arve töötlemisele. Praegu võib ühe arve teekond saabumisest maksmiseni kesta mõnes asutuses terve kuu ning raamatupidaja kulutab ühe arvega tegelemisele keskmiselt 30-40 minutit. Mõned Omniva kliendid on mõõtnud arvete liikumise kiirust ning avastanud, et ajaline võit on koguni 40 ja rahaline ligi 20 protsenti e-arveldamise kasuks.
  • Maksetähtajad lühemaks! Praegu on riigiettevõtetega suheldes tavaline, et maksetähtajad ulatuvad 3-4 nädalani, kuid kui raamatupidamine toimub automaatselt, on võimalik arved maksta sisuliselt kohe välja. Juba on omavalitsusi (nt Türi vald), kelle puhul see nii toimibki. On ju suur vahe, kas ootad raha tehtud töö eest 30 või 1-2 päeva?! Muidugi ei ole selline kohene tasumine mitte reegel, küll aga võimalus.
  • Leia endale sobiv operaator! Kui sa praegu veel e-arveid ei saada, siis keskmistel ja suurematel ettevõtjatel on mõistlik liituda operaatoriga (neid on kolm: Omniva, Telema ja Fitek), kelle kaudu saab saata e-arveid. Omniva e-arvete keskkonnal on liidestus 20-25 erineva raamatupidamisprogrammiga. Omniva süsteemi on võimalik importida andmeid ka Excelist, kui raamatupidamist tehakse selle programmiga.
  • Elektrooniline kinnitusring kiirendab arvete liikumist. Kui varem liikus arve mööda ettevõtet füüsiliselt, siis Omniva kinnitusringi teenus on elektrooniline ning arved saab kinnitada arvuti tagant lahkumata. Kui süsteemi saabub kinnitamist vajav arve, saabub sellest kinnitajaõigustes inimesele e-kiri. Seega saab ettevõtte raamatupidamist edukalt hallata ka kontorist eemal olles. Oluline on vaid ligipääs oma e-kirjade postkastile.
  • Tekib korrektne digiarhiiv. Igast süsteemis tehtud liigutusest jääb digitaalne jälg ning kõik raamatupidamisdokumendid säilivad nõuetekohasel kujul 8 aastat. Tekkiv raamatupidamise digiarhiiv on oluliselt mugavam hallata, kui endisel kombel paberarveid säilitada.
  • Kõige väiksematele sobib E-arveldaja. Pisiettevõtete, kes esitavad kuus 5-10 arvet, saavad kasutada tasuta programmi E-arveldaja. See on lihtne veebipõhine raamatupidamistarkvara, mis aitab (väike)ettevõtjal raamatupidamise korraldamisega mugavalt hakkama saada. Miks just väikeettevõtjal? Sest suurtel ettevõtetel on raamatupidamistarkvara reeglina niikuinii juba olemas.

 

E-arveldamine võib tunduda esialgu tülikas ja keeruline, kuid tegelikult on see lihtne ning loogiline. Juba mõningase praktika järel leiad kindlasti, et uus süsteem on senisest oluliselt mugavam, ajasäästlikum ning mis kõige tähtsam – ettevõtte raamatupidamine on paremini organiseeritud, töö saab tehtud kiiremini ning tulemus on paremini hallatav!

 

 

Lugege Lisaks
eArvekeskus Teated

Raamatupidamise seaduse eelnõu kiideti valitsuse poolt heaks

Jäänud on veel loetud päevad

Valitsus kiitis heaks raamatupidamisseaduse eelnõu, mille eesmärk on kehtestada reaalaja majanduse arengut toetav raamatupidamise korraldus ja võtta avaliku sektoriga arveldamisel täielikult kasutusele e-arved alates 2017. aasta algusest.

allikaswww.raamatupidaja.ee

Lugege Lisaks
eArvekeskus Teated

Oled e-arveteks valmis?

 

Oled e-arveteks valmis?

E-riigi ja paberivaba majanduse edendamiseks kehtestab riik  alates 1.jaanuarist 2017 erasektorile kohustuse saata riigiasutustele ainult e- arveid. Ja sa ju ikka tead, et meiliga saadetav pdf-fail ei ole e-arve? E-arve on dokument, mis on:

  • XML vormingus
  • masinloetav
  • liigub elektroonilises keskkonnas tarkvarasüsteemide vahel
  • ilma käsitsi sisestuseta.

Riigiasutusi on 1662, sealhulgas ka kõik riigiettevõtted. Nii et kui Sinu partneriks on kohaliku omavalitsuse asutus, kool, lasteaed, riigiettevõte või selle allasutus, siis juba järgmise aasta jaanuarist pead saatma neile kõigile ainult e-arveid.

Miks selline otsus tehti? Iga raamatupidaja teab, et paber- ja pdf-arved on kulukad, nende töötlus aega ja lisatööd nõudev ja võimaldab inimlikke eksimusi. Üleminek masinloetavatele e-arvetele hoiab seega kokku kulusid, vähendab tehnilist tööd (nt arvetelt andmete sisestamiseks) ja selleks kuluvat tööaega, tõstab andmete kvaliteeti ja ennetab vigade tekkimist.

 

Liidestus e-arveldajast arvekeskusse kiirendab arvete liikumist

Kuna riik hakkab e-arvet nõudma, on väikeettevõtete elu lihtsustamiseks ja selle kohustuse täitmiseks tehtud ettevõtteportaali juurde e-arveldaja keskkond. See on lihtne veebipõhine  raamatupidamistarkvara, mis aitab (väike)ettevõtjal raamatupidamise korraldamisega mugavalt hakkama saada. Miks just väikeettevõtjal? Sest suurtel ettevõtetel on raamatupidamistarkvara reeglina niikuinii juba olemas.

Ettevõtja jaoks on e-arveldajas aastatel 2017-2018 riigiasutustele e-arvete edastamine tasuta. Edastamine toimub Omniva või Fiteki vahendusel.

Meie tegime liidestuse, mis võimaldab e-arveldajast saata müügiarve arvekeskusse ostuarveks. Kuna suur hulk kohalikke omavalitsusi kasutab e-arvete vastuvõtmiseks just Omniva lahendust, siis antud liidestus kiirendab oluliselt arveteliikumise protsessi.

Lugege Lisaks
eArvekeskus Teated

E-arvetele ülemineku teabepäev Järvamaal

E-arvetele ülemineku ettevalmistamiseks toimusid juba eelmisel aastal maakondlikud teabepäevad avalikule sektorile ehk organisatsioonidele, kes hakkavad e-arveid vastu võtma.. Tänavu märtsist oktoobrini toimub teine ring, seekord erasektorile ehk ettevõtetele, kes peavad hakkama e-arveid saatma. Teabepäevade korraldajaks on Rahandusministeerium, koostööpartnerina on kaasas Omniva ja Fitek ning külastajateks-infosaajateks kohalikud ettevõtjad. Esimene teabepäev toimus 17.märtsil Paides, Järvamaa arenduskeskuse sõbraliku katuse all.

 

Järvamaa teabepäeval oli kohal ca 60 inimest, enamasti ettevõtete raamatupidajad või füüsilisest isikust ettevõtjad. Enamik neist tundus alguses ehk mõnevõrra mureliku või tõrjuvanagi – no kellele siis ikka meeldivad uued nõudmised, eriti kui neist veel suurt midagi ei tea! Jää sulatas Türi vallavalitsuse finantsjuht Aime Roosioja, kes kasutab arvekeskust ja on selle kogu Järvamaal juurutanud. Teabepäeval näitaski ta, kuidas see igapäevaselt töötab ning julgustas kõiki juba praegu süsteemiga liituma. Aitäh Sulle, Aime, Su isiklikul kogemusel põhinev esitus oli veenev ja suurepärane!

 

Teabepäeval tutvustasime meie oma lahendust ja ehkki tagasihoidlikkus on voorus, peame siiski ütlema, et see toimis väga hästi. Oma arved.ee lahendust näitas ka Fitek.

 

Rääkisime ka kohalike ettevõtjatega. Ning kui algselt oli üritus fookusega sellele, kuidas riigile e-arvet saata, tahtsid lõpuks kõik rohkem teada saada ka arvekeskuse ostuarvete lahenduse kohta. Oleme huvilistele rõõmuga valmis sel teemal jätkuvalt nõu andma, nii et kirjutage ja küsige!

 

Järgmine e-arvetele ülemineku teabepäev toimub Raplas juba sel nädalal, 24.märtsil. http://raek.ee/index.php?show=news&newsID=894 ja kogu programmi ajakava kohta erinevates maakondades saad infot siit http://www.fin.ee/e-arved/

Lugege Lisaks