eArvekeskus

PDF-arvete saatmine muutub lähitulevikus tasuliseks

Kas mäletate veel 10 aasta tagust aega, kui arved liikusid paberkujul? Nüüdseks on paberarvetest saanud harva esinev erand ja arveldamine käib meili teel PDF-e vahetades. Sellele muutusele aitasid suuresti kaasa just ettevõtjad, kes mõistsid, kui suur on paberarvetega kaasnev kulu ja muutsid nende saamise kliendi jaoks tasuliseks.

Sarnane saatus ootab lähitulevikus ka PDF-arveid, sest neil on väga palju sarnaseid omadusi paberarvetega. Alustades saabunud arvete info raamatupidamistarkvarasse ümbertrükkimisest kuni valdkonna arengust tingitud trendini, kus suurandmed hakkavad ettevõtte jaoks tarkade otsuste langetamisel omama järjest suuremat rolli.

Ettevõtete jaoks on PDF-arvete vastuvõtmine kallim kui e-arved
PDF-arved on raamatupidaja jaoks pilt, millega töötamine eeldab korduvat ja rutiinset protsessi, alates ümber trükkimisest kuni tihti ka printimiseni, arhiveerimise või allkirjastamise eesmärgil. Nii tekibki olukord, kus ettevõte raiskab kõrgelt kvalifitseeritud tööjõu ressurssi ning toodab paralleelselt digi-ja paberprügi. Lisaks kasutatakse paberil arvete arhiveerimiseks printereid ja kaustikuid, rääkimata suurte arhiivide puhul köetavatest ruumidest.

Lahendus peitub rutiinse käsitöö asendamises tarkade automatiseeritud lahendustega e-arvelduses. Nii liigub arve info ühe ettevõtte raamatupidamisest teise vaid sekunditega ja kõrgelt kvalifitseeritud raamatupidaja saab reaalajas andmeid analüüsida. E-arveid kasutavad ettevõtted toovad selle eelistena esile inimlike vigade vähenemise, võimaluse kinnitada arveid endale sobival ajal mobiilis ning võimalust vaadata, kuidas partnerite arved on ajas muutunud, sest arved on arhiivist lihtsasti leitavad. See kõik aitab ettevõttel raha ja väärtuslikku aega kokku hoida.

Kui palju võiks PDF-arve saatmine maksta?
See oleneb ettevõtte protsessidest ja sellest, kui palju ettevõttel arvehaldusele kulub. Üheks väga selgeks indikatsiooniks on siiski PDF-arvel oleva info automaattuvastuse hind. Arve kohta on see 0,40 – 0,80 eurot. Seega kui paberarvetelt PDF-le üle minnes kandis kulu arve saaja siis nüüd peaks kulu kandma ettevõte, kes PDF-arveid saadab.

Mõeldes sellele, kui kallis on ettevõtete jaoks PDF-arvete käsitlemine, siis tundub enam kui tõenäoline, et nende saatmine muutub tasuliseks ja järjest rohkem ettevõtteid küsivad oma partneritelt e-arveid, lisades selle koostöölepingusse. Kokkuvõtteks võime öelda, et e-arved toovad majanduslikku kasu nii arve saajale kui saatjale ning tõenäoliselt saadavad 5 aasta pärast kõik ettevõtted vaid e-arveid!

E-arveid kasutavate ettevõtete kogemusi saad vaadata: omniva.ee/earvekeskus