eArvekeskus

Esimesest päevast täielikult digilahendustele – kas see on võimalik?

Arvete digiteerimine

Järjest enam ettevõtteid otsivad lahendusi, et suurendada efektiivsust erinevate automaatsete lahenduste abil. Üheks põhiliseks veduriks digilahenduste otsimisel on soov saada ülevaadet ettevõtte käekäigust reaalajas ja teha seeläbi ettevõtte jaoks targemaid ning andmetest tulenevaid otsuseid. Selleks on vaja kiirendada ettevõtte protsesse ja vähendada rutiinset töö vajavaid ülesandeid. Millised on paberdokumentide põhilised mured?

Ettevõte asub mitmes geograafilises asukohas või ostetakse raamatupidamise teenust sisse

Kui ettevõtte töötajad asuvad erinevates linnades või riikides on füüsiliste dokumentide saatmine ja kinnitamine väga aega nõudev. Nii võibki juhtuda,  et arved lähevad kaduma või jäävad puhkusele läinud töötaja sahtlisse. Osad ettevõtted skaneerivad paberarved sisse, et saata need teises linnas või isegi teises osakonnas asuvale projektijuhile kinnitamiseks.

Baltic Agro pearaamatupidaja Ita Gornischeff ütles: „Inimesed, kes enne pidid tegelema paberarvega mööda maja käimisega ning arve kinnituse saamisega saavad täna süvitsi sisukale tööle keskenduda ning ma arvan, et see aitab kaasa ka ettevõtte paremale arengule. Arveid on võimalik kinnitada igalt poolt – põllu pealt, laudast või kust iganes, kus parasjagu töötajate töö neid viib ja see on väga suur asi. Kui nüüd võrrelda vana süsteemi ja uut süsteemi, siis enda tunnetuse järgi arvaksin, et see on vähemalt 5 korda kiirem.“

Füüsilisest arhiivist arvete otsimine on tülikas

Arveid on vaja aega-ajalt üle vaadata, otsida analüüsi tegemiseks või maksuametile esitamiseks. Isegi kui ettevõte arhiveerib kuus 100 kaheleheküljelist dokumenti teeb see 7 aastaga ligi 20 000 paberilehte.  Hea süsteemi puudumisel või inimliku pisivea tekkimisel võib arve või dokumendi otsimine osutuda üsna väljakutsuvaks tegevuseks.

Ettevõtted, kes on oma paberdokumendid ära digiteerinud rõõmustavad nii täiendava kontoriruumi üle kui hindavad kõrgelt digitaalset arhiivi, millest dokumendid on leitavad mõne klikiga. Lisaks mainitakse, et tänu lihtsale päringule on võimalik saada kiirelt ülevaade, kuidas partnerite arved on ajas muutunud.

Raskuseks täielikult digilahendustele üleminekul võib aga osutuda mitte ettevõtte enda jõupingutused vaid võimekus koostööpartnereid kaasaaegsematele protsessidele suunata. Selle mure lahendamisel saavad aga tänapäevased süsteemid appi tulla.

Kuidas siis ikkagi 1 päevast täielikult digilahendustele üle minna?

  • Partnerite paber-ja pdf-arved saab automaattuvastustarkvara abil digitaalsele kujule viia. Saate kõik arved meile suunata ja meie viime need digitaalsele kujule ja saadame teie süsteemi. Automaattuvastus-tarkvara suudab tunnis ümber töödelda 1000 paber-ja pdf-arvet. Nii saate teie olla täielikult digitaalsed ja teie partner saab arveid saata neile soovitud viisil.
  • Kui arved on e-arve kujule viidud, saate kasutada ka digitaalset kinnitusringi. See tähendab, et töötajale tuleb arve saabumisel meiliaadressile link, millel klikkides saab ta arveid mõne sekundiga kinnitada, ükskõik kus viibides ja kasvõi telefonist. Nii saavad teie töötajad väärtuslikku aega kokku hoida ja raamatupidajal on info kuhu arve kinnitamine on seisma jäänud. Kiiremini liikuvate arvetega väheneb ka viiviste ja trahvide oht.
  • Saame arved teie eest saata näiteks paberil postkasti, meiliaadressile, e-arvena või internetipanka, vastavalt teie partneri soovitud viisile.
  • Vana arhiivi saame teie jaoks ära digiteerida ja digiarhiivi üle viia ning soovi korral ka vana paberarhiivi hävitada. Kui soovite saate seda teha ka järk-järgult andes näiteks iga kuu ühe aasta dokumendid meile digiteerimiseks.

Oleme üle 10 aasta ettevõtteid aidanud digilahendustele üle minna, seega küsi kindlasti ka oma ettevõtte spetsiifikast tulenevate võimaluste kohta ja proovime koos sobivaid lahendusi leida. Seni pole me kohanud ühtegi ettevõtet, kes oleks pärast digilahenduste kasutusele võttu, soovinud vanale süsteemile tagasi minna. Muidugi lahenduse sobivuse kohta otsustate Teie.

Lisainfo saamiseks, kirjuta meile sales@arvekeskus.ee