eArvekeskus

E-arvete kasutuselevõtt aitab juhil saada paremat ülevaadet finantsidest

Insly müüb tarkvara kindlustusmaakleritele ning -seltsidele, mis automatiseerib nende müügi ja haldusprotsesse ja seeläbi vähendab nende halduskoormust. Ettevõttes töötab üle 70 inimese, kellest 51 on Eestis ning ülejäänud Poolas, Valgevenes, Lätis ja Leedus. Ettevõttel on üle 450 kliendi rohkem kui 40 riigist.

Pilt: Insly.com

2013. aasta lõpus otsustati üle minna e-arvetele, kasutades Omniva Arvekeskuse teenust. Ettevõtte raamatupidaja Luise Savik selgitab, mis see otsus endaga kaasa tõi.

Enne e-arvete kasutuselevõttu kinnitati ettevõtte arveid meilide teel. Arvetega e-kirju saadeti omavahel kinnitamiseks ja alles siis edastati need raamatupidamisele. Kirjaga tulnud PDF-arved jäid töötajatel sageli märkamata või unustati e-kiri edasi saata ning seetõttu jõudsid arved raamatupidamisse oluliselt hiljem. Mõnikord ei jõudnud arved üldse raamatupidamisse ja tulid meeldetuletused, et need on maksmata.

Probleemi lahendamiseks otsustas Insly üle minna e-arvetele, mille tõttu kadus ära vajadus kinnitada arveid e-kirjade vahendusel. Samuti lihtsustas see oluliselt raamatupidaja tööd, kes ei pidanud kõiki arveid eraldi raamatupidamistarkvarasse sisestama, vaid informatsioon jõudis otse süsteemi – nüüd oli see vaja ainult ära konteerida ja kinnitamisele saata.


„Mulle isiklikult meeldib väga see, et kõik arved, mis saabuvad, on ühes kohas ja neid on imelihtne hiljem otsida ning tänu sellele ei ole ka enam eraldi arvete arhiveerimist. Kui võrrelda paberarhiivi aga ka isegi sellega kui arvutis on kõik arved olemas, siis Arvekeskusest leiab arveid väga palju kiiremini ülesse,“ ütles Insly raamatupidaja Luise Savik.

Ühe e-arvete eelisena toob Savik välja ka selle, et  maksmata arvete seisu on väga lihtne jälgida. Kuna ostuarvete protsess on nii palju kiirem, siis saadakse ka aruanded ja kokkuvõtted kiiremini tehtud ning see annab juhtidele täpsema ülevaate, kuidas ettevõttel läheb.

Üleminek e-arvetele läks sujuvalt

Saviku sõnul läks e-arvetele üleminek üsna sujuvalt, sest nad teadsid, millist teenust otsivad: „Me olime just otsimas lahendust, mis teeks arvete kinnitamise protsessi lihtsamaks ja kiiremaks. Meie põhiline fookus oli selles, et saaksime arvete kinnitamise paremaks, aga ka see, et raamatupidamise protsess muutuks lihtsamaks.“

E-arvete kasutuselevõtt on Saviku hinnangul innovaatilise ettevõtte tunnus, kuna see teeb arvete töötlemise palju kiiremaks ja efektiivsemaks. Lisaks ei pea raamatupidaja tegema palju tuima arvete sisestamist ja jääb rohkem aega tegeleda analüüsi ja muu sisukama tööga.

Savik soovitab kasutada Omniva Arvekeskuse lahendust, sest see muudab kogu ettevõtte raamatupidamise kiiremaks ja efektiivsemaks ning vähendab ka inimlike vigade tekkimise ohtu.


„Kuna meie juhid käivad tihti ärireisidel, siis on väga mugav, et nad saavad arveid kinnitada ka telefonist ja igalt poolt maailmast, kus on internet,“ lisas ta.

Eesti avalik sektor läheks 1. juulist üle e-arvetele, mis tähendab seda, et ettevõtted saavad riigiasutustele edastada vaid selles vormingus arveid.

E-arvete süsteemile on lihtne üle minna. Ettevõtjad saavad tasuta liituda Omniva Arvekeskusega, mida on klientide reaalset ja praktilist kogemust arvestades arendatud enam kui 10 aastat ning millel on iga päev rohkem kui 30 000 kasutajat.