Uncategorized

E-arved väikeettevõttes – kas tasub proovida?

Tallinnas tegutsev ettevõte Sushisake OÜ otsustas 2018 aasta alguses paber-ja pdf arvete asemel hakata kasutama e-arveid. Ettevõte tegeleb Soome eksporditava sushi valmistamisega, kokku töötab seal ligi viisteist inimest. Lisaks Sushisakele on samal omanikul veel kaks ettevõtet, seega arveid on kokku lausa kolme firma jagu. Küsisime nende tootmisjuhilt, Merilin Saskalt, kas väikeettevõttes tasub e-arveid kasutada ja kuidas on e-arved nende ettevõtet muutnud.

Ettevõtte nuhtlus – paberkandjal arved

Enne e-arvetele kasutamist oli põhiliseks probleemiks see, et arveid tuli liiga palju – kolme ettevõtte jagu paberkandjal arveid. Tulin siia ettevõttesse tööle tootmisjuhiks, mitte raamatupidamist tegema. Ühel hetkel aga tundsin ennast just nii ja muude asjade jaoks aega polnudki. Arveid tuli sisse igast suunast, nii saatelehega kui erinevatele meiliaadressidele – minu isiklikku postkasti kui ka firma postkasti. See aeg, mis kulus arvete haldamisele ja sisestamisele, oli meeletu.

Ühel hetkel käisin aga AS Merit Tarkvara koolitusel, kus pandi meile südamele, et mida vähem paberarveid, seda parem. Seejärel uurisingi e-arvete kohta ja esimene valik oli kohe Omniva Arvekeskus, sest nendega liitumine oli kõige lihtsam ning Meritil on nendega vajalik liidetus olemas.

Üleminek toimus kiirelt, üks-kaks ja tehtud

Kõige suurem segadus oli alguses registreerimisega, kuna ma ei saanud täpselt aru, millist meiliaadressi pean hakkama e-arvete jaoks kasutama. Tuli välja, et email antakse meile hoopis Omniva poolt. Muidu oli registreerimine väga lihtne, kõik vajalikud õpetused olid olemas. Kasutasin nii PDF-juhendit kui videoid. Mulle meeldib ise õppida ja pusida, et asi endale selgeks teha. Koolitaja kutsusime ainult selleks, et saada paremini aru kinnitusringist.

Kogu ülemineku protsess kestis vaid ühe päeva, eelkõige tänu kiirele kirjavahetusele Omnivaga. Mulle saadeti lepingupõhi, mille allkirjastasin ning oligi e-arvete üleminek tehtud. Ühtegi liidestust me tegema ei pidanud, pidin vaid autentimiskoodi õigsuse kinnitama ja oligi korras. Arvete haldamisega tegelen ettevõtetes mina üksinda, seega ei olnud tarvis ka kellelegi teisele süsteemi selgeks õpetada.

Ainukene koht, mis tekitas veidi segadust, oli arvete mahu määramine. E-arvetega liitumisel määratud maht sai ühel hetkel täis ning meile tuli kiri, et limiiti on vaja tõsta. Õnneks tegi Omniva selle liigutuse meie eest ära. Lisaks saab alati kutsuda ka koolitaja, kes vajadusel aitab.

Suurim kasu on võidetud aeg

E-arvetele üleminek on kindlasti ettevõtete arvete haldamise lihtsamaks teinud. Paberarveid tuleb küll endiselt, näiteks koos kaubaga, kuid ma võin need lihtsalt prügikasti visata, sest need on meil juba Arvekeskuses olemas. Varasemasest kiiremini käib nii arvete olemasolu kontrollimine kui nende eest tasumine. Käsitsi arvete sisestamine on meie jaoks minevik ning selle pealt võidetud aeg on hindamatu.

Igal juhul soovitan ka teistel väike ettevõtetel hakata e-arveid kasutama. See teeb töö palju mugavamaks ja lihtsamaks. E-arved tasuvad ära siis, kui arveid tuleb palju, mitte üks-kaks tükki päevas. Kui aga nende arv ületab juba kümmet päevas, tasub üleminekut kaaluda. Kõige enam hindan võidetud aega – tänu e-arvetele hoian kokku enda väärtuslikku aega, sest arvetega tegelemisele kuluv aeg on läinud palju väiksemaks.

Teile võib ka meeldida
Kuidas muuta Arvekeskuses kasutaja nime?
Kuidas ma saan endale teha kasutajatunnuse ja parooli?
Sain Eesti Post AS-i poolt arve ja mul tekkis sellega seoses küsimusi. Kuhu ma pöörduma pean?