eArvekeskus

Digiarhiiv kui tänapäeva raamatukogu

Päike käib varakevadele kohaselt järjest kõrgemalt, päevad muutuvad valgusküllasemaks ning jälle on põhjust kaasa tunda usinatele koolilõpetajatele, kes kirjutavad lõputöid. Kaunite ilmadega raamatukogu riiulite vahel sobivate allikate otsimine ei tundu vast atraktiivne ajaviide kellelegi. Õnneks on täna suur osa lõputöödeks ja raportiteks vajalikust materjalist kättesaadav digikogudes. Teadustööd, mis tehtud maailma eri paigus, asuvad vaid mõne otsingusõna kaugusel ja oma elu ei pea sättima raamatukogu lahtiolekuaegade järgi. Selle progressi üle tunnevad kindlasti rõõmu ka kõik, kellel kooli lõpetamine juba ammu selja taga. Paratamatult paneb see mõtlema ka ettevõtetele, kelledest paljud toimivad endiselt raamatukogude põhimõttel – arveid ja lepinguid hoiustatakse ja otsitakse endiselt põhjatutest paberarhiividest. Kuigi paberarvete osakaal Eestis on väike on siiski üsna tavapärane, et PDF-arveid prinditakse arvete kinnitamiseks või arhiveerimiseks välja.

Hakates uurima, kui suur on paberarve printimisest tulenev mõju, jõudsin kiiresti uuringuteni, mis tõid eelkõige välja printerite ja toonerite keskkonnajälje. Üks neist on aastaid tagasi kirjutatud SEI (Stockholm Environment Institute) „Rohelise kontori käsiraamat“, mis võiks kuuluda iga ettevõtte kohustusliku kirjanduse nimekirja, kui eesmärgiks on C0₂ vähendamine. Arvete puhul lisanduvad paberite, printerite ja toonerite ressursile ka kaustikud, klammerdajad, augurauad ning hoiustamiseks vajalikud kapid. Isegi kui paberarhiivi kogutakse ühe kuu jooksul ainult 100 A4 paberit, siis 7 aasta pärast on riiulitel 10 000 leheküljeline raamatukogu.

Selle kõige kõrval on kohane küsida, kas ja kui palju on mõistlik printida?

SEI käsiraamatus tuuakse välja, et aastatega on paberil info salvestamine ja edastamine vähenenud. Vaatamata sellele on kontoripaberi kulu ühe töötaja kohta endiselt 800-1000 A4 lehte kuus, mis vastab 5 kg paberile ja 3.5 kg C0₂ heitele. Seda võib võrrelda 16,6 km pikkuse vahemaa läbimisega keskmises bensiiniautos.

Kui printimisest pole võimalik täielikult loobuda, siis on käsiraamatus mitmeid praktilisi soovitusi, kuidas seda teha säästlikumalt. Näiteks kasutage vorminguid, mis täidavad prinditava lehe maksimaalselt– kitsamad äärised, väiksem reavahe, Times New Roman kirjastiil, mis on üks ruumitõhusamaid jne.

Veel SEI soovitusi kontoripaberi valikuks:

  • Eelistage ümbertöödeldud paberit
  • Kasutage pleegitamata ja värvimata paberit. Värvilise paberi puhul eelistage pastelseid toone.
  • Vältige läikivat ning raskemakaalulist paberit.
  • Pakendijäätmeid saate vähendada ostes tooteid suurtarbijapakendites.
  • Eelistage ökomärgisega paberit. Keskkonnahoidlikku paberit aitavad valida näiteks ELi ökomärgis, Põhjamaade luigemärgis ja Saksa Sinise Ingli märgis.
  • Eelistage paberit, mis pärineb säästvalt majandatud metsadest. Selle tunnete ära FSC-märgise järgi.

Kui tagasi tulla lõputööde paralleeli juurde siis täna neid paberil enamasti ei hoiustata. Köidetu tööd palutakse küll tähtajaks kooli viia, ent tagastatakse pärast kaitsmist ning arhiveeritakse lugemiseks hoopiski digikogus. Nii on ka ettevõtetele loodud mugavad digiarhiivid, kust leiad mõne klikiga aastate taguseid arveid ettevõtte nime, perioodi, summa, arve kinnitanud inimese või muude näitajate alusel. See on oluliselt lihtsam kui klikkida lahti lõputuid digikaustu, kus on hulgaliselt PDF-arveid, mis oma formaadi tõttu ei ole kergesti otsitavad, rääkimata siis paberarhiivist.

Kuidas vahetada tänane arhiiv digiarhiivi vastu ja vähendada prinditava paberi hulka?

Digiarhiivi loomiseks on võimalik kogu varasem arhiiv Arvekeskuse automaattuvastustarkvara abil viia digikujule. Saabuvad PDF- ja paberarved saate samuti suunata Arvekeskusesse, kust need 24h jooksul digikujul teie raamatupidamissüsteemi jõuavad. Sealt saavad teie ettevõtte töötajad juba ise enda kinnitatud arveid mõne klikiga otsida.

Baltic Agro pearaamatupidaja Ita Gornischeffi ütles: „Paberarhiiv tähendab tohutuid paberimasse ja kaustade virnu, kust vajadusel õige arve ülesleidmine oli tohutu peavalu. Pärast Arvekeskuse kasutusele võtmist muutub arhiiv digitaalseks ja arved on vaid ühe nupuvajutuse kaugusel. See omakorda tähendab ka keskkonnasäästu, sest paberit kulub ettevõttes oluliselt vähem.“

Vaata teiste ettevõtete kogemusi omniva.ee/earvekeskus või küsi lisaks sales@arvekeskus.ee

*SEI, Rohelise kontori käsiraamat
https://www.sei.org/publications/rohelise-kontori-kasiraamat/