Kas mäletate veel 10 aasta tagust aega, kui arved liikusid paberkujul? Nüüdseks on paberarvetest saanud harva esinev erand ja arveldamine käib meili teel PDF-e vahetades. Sellele muutusele aitasid suuresti kaasa just ettevõtjad, kes mõistsid, kui suur on paberarvetega kaasnev kulu ja muutsid nende saamise kliendi jaoks tasuliseks.

Sarnane saatus ootab lähitulevikus ka PDF-arveid, sest neil on väga palju sarnaseid omadusi paberarvetega. Alustades saabunud arvete info raamatupidamistarkvarasse ümbertrükkimisest kuni valdkonna arengust tingitud trendini, kus suurandmed hakkavad ettevõtte jaoks tarkade otsuste langetamisel omama järjest suuremat rolli.

Ettevõtete jaoks on PDF-arvete vastuvõtmine kallim kui e-arved
PDF-arved on raamatupidaja jaoks pilt, millega töötamine eeldab korduvat ja rutiinset protsessi, alates ümber trükkimisest kuni tihti ka printimiseni, arhiveerimise või allkirjastamise eesmärgil. Nii tekibki olukord, kus ettevõte raiskab kõrgelt kvalifitseeritud tööjõu ressurssi ning toodab paralleelselt digi-ja paberprügi. Lisaks kasutatakse paberil arvete arhiveerimiseks printereid ja kaustikuid, rääkimata suurte arhiivide puhul köetavatest ruumidest.

Lahendus peitub rutiinse käsitöö asendamises tarkade automatiseeritud lahendustega e-arvelduses. Nii liigub arve info ühe ettevõtte raamatupidamisest teise vaid sekunditega ja kõrgelt kvalifitseeritud raamatupidaja saab reaalajas andmeid analüüsida. E-arveid kasutavad ettevõtted toovad selle eelistena esile inimlike vigade vähenemise, võimaluse kinnitada arveid endale sobival ajal mobiilis ning võimalust vaadata, kuidas partnerite arved on ajas muutunud, sest arved on arhiivist lihtsasti leitavad. See kõik aitab ettevõttel raha ja väärtuslikku aega kokku hoida.

Kui palju võiks PDF-arve saatmine maksta?
See oleneb ettevõtte protsessidest ja sellest, kui palju ettevõttel arvehaldusele kulub. Üheks väga selgeks indikatsiooniks on siiski PDF-arvel oleva info automaattuvastuse hind. Arve kohta on see 0,40 – 0,80 eurot. Seega kui paberarvetelt PDF-le üle minnes kandis kulu arve saaja siis nüüd peaks kulu kandma ettevõte, kes PDF-arveid saadab.

Mõeldes sellele, kui kallis on ettevõtete jaoks PDF-arvete käsitlemine, siis tundub enam kui tõenäoline, et nende saatmine muutub tasuliseks ja järjest rohkem ettevõtteid küsivad oma partneritelt e-arveid, lisades selle koostöölepingusse. Kokkuvõtteks võime öelda, et e-arved toovad majanduslikku kasu nii arve saajale kui saatjale ning tõenäoliselt saadavad 5 aasta pärast kõik ettevõtted vaid e-arveid!

E-arveid kasutavate ettevõtete kogemusi saad vaadata: omniva.ee/earvekeskus

Detsembrikuu on hea aeg vaadata aastale tagasi ja mõelda, mis sai tehtud hästi ja mida saaks peagi algaval uuel aastal teha paremini. Kohtusime aasta raamatupidaja tunnustuse saanud Merle Vackeriga, Chemi-Pharmi finantsjuhiga ja rääkisime tema kogemusest ning tulevikuunistustest.

Istume Merlega Chemi-Pharmi uues tootmiskompleksis Tänassilmas. Vaatamata sombusele pärastlõunale on Merle energiat täis ja pakatab positiivsusest. Teisiti ta end tööl ette ei kujutagi. Juba pühapäeval mõtleb ta rõõmuga, et esmaspäeval saab jälle tööle minna.

Kuidas tuli äratundmine, et raamatupidamine on just see õige ala Sulle?
Selle ameti peale sattusin tegelikult juhuslikult. Mu ema ja vanaema on olnud raamatupidajad ning tädi töötas inventuuride läbiviijana. Ma ei saa öelda, et need paberivirnad, mida ma nende töös nägin, oleks mind väga ahvatlenud. Põnev osa oli see, kuidas nad kalkulaatoriga numbreid kokku lõid, nagu mängiks nad klaveril. Peale keskkooli ei olnud mul veel kindlat teadmist, mida edasi õppima minna. Lõpetasin kooli hõbemedaliga, kuid ülikooli sisseastumiskatsetel jäin napilt joone alla. Seejärel tänu isale asusin tööle Harju Elektris raamatupidaja assistendina. Mul oli oma kalkulaator ja trükimasin, millega maksekorraldusi trükkida. Pearaamatupidaja ja tema asetäitja õpetasid mind. Peagi tuli ka esimene palk ja see kõik oli uus ja põnev tunne. Raamatupidamine muutus mulle nii huvitavaks, et läksin õhtusesse õppesse seda töö kõrvalt õppima.

Keskkonna ja vastutustundliku ettevõtte teema ei ole kunagi varem olnud nii aktuaalne kui praegu. Keskkonnateemadel arutatakse nii konverentsidel, sünnipäevalauas kui ka ettevõtte järgmise aasta eelarvet koostades. Järjest enam ettevõtteid vaatavad üle oma äritegevusega kaasnevaid negatiivseid mõjusid ja küsivad endalt, milliseid tegevusi tuleks nende minimeerimiseks teha ning kas selleks on turul olemas sobivaid lahendusi. Selge on see, ettevõtetel oodatakse märksa suuremat panust kui pelgalt prügisorteerimise süsteemi loomine.

Mis on vastutustundlik ettevõtlus?

„Vastutustundlik ettevõtlus hõlmab majandusliku, keskkondliku ja sotsiaalse mõõtme vabatahtlikku rakendamist oma organisatsiooni igapäevategevustesse, juhtimisse ja äristrateegiasse. Lisaks kasvavale seadusandlikule survele, pöörab aina suurem hulk ettevõtted nendele aspektidele tähelepanu omal soovil ja initsiatiivil ning võetakse vastutus oma mõjust ühiskonna ees“ ütleb Vastutustundliku Ettevõtluse Foorumi tegevjuht Kristiina Esop.

Järjest enam ettevõtteid otsivad lahendusi, et suurendada efektiivsust erinevate automaatsete lahenduste abil. Üheks põhiliseks veduriks digilahenduste otsimisel on soov saada ülevaadet ettevõtte käekäigust reaalajas ja teha seeläbi ettevõtte jaoks targemaid ning andmetest tulenevaid otsuseid. Selleks on vaja kiirendada ettevõtte protsesse ja vähendada rutiinset töö vajavaid ülesandeid. Millised on paberdokumentide põhilised mured?

Ettevõte asub mitmes geograafilises asukohas või ostetakse raamatupidamise teenust sisse

Kui ettevõtte töötajad asuvad erinevates linnades või riikides on füüsiliste dokumentide saatmine ja kinnitamine väga aega nõudev. Nii võibki juhtuda,  et arved lähevad kaduma või jäävad puhkusele läinud töötaja sahtlisse. Osad ettevõtted skaneerivad paberarved sisse, et saata need teises linnas või isegi teises osakonnas asuvale projektijuhile kinnitamiseks.