1. Mille poolest erineb e-arve pdf-arvest?
Pdf-arve ei ole e-arve. Selleks, et pdf-arvel olev info jõuaks partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse arve saaja ning arve info mõne hetkega otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma. E-arve on ka turvalisem ja sellega ei teki sisestusvigu jne.

2. Teen oma raamatupidamist Excelis. Kas saan ka e-arveid saata?
Jah, saad küll. E-arvete saatmiseks saab kasutada näiteks e-arveldajat, mis on tasuta või mõne e-arve operaatori teenuseid. Arvekeskusest e-arve saatmiseks tuleb ettevõttel sõlmida leping. Arve infot e-arve koostamiseks saate importida ka Excelist (faili edastamise põhja leiab Arvekeskusest) või koostada arveid otse Arvekeskusest. Täpsemalt saad vaadata videost ja liitumise info leiab meie kodulehelt.

3. Kasutan raamatupidamistarkvara, millised on esimesed sammud, et hakata e-arveid saatma?
Soovitame esimese asjana ühendust võtta oma raamatupidamistarkvaraga ja küsida, milliseid liideseid on tarkvara e-arvete edastamiseks loonud. Sealt edasi oleks mõistlik valida endale sobiv e-arve operaator.

PDF-ARVE EI OLE E-ARVE: ÕIGE

Pdf-arve ei ole e-arve, vaid koostatakse ja saadetakse koostööpartneri e-posti aadressile ning selleks, et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma.

E-ARVED VÕTAVAD RAAMATUPIDAJATELT TÖÖ: VALE

Üle 70% Eesti raamatupidajatest on kõrgharidusega. Raamatupidaja ei pea olema andmesisestaja, vaid hoopis strateegiline partner ettevõtte finants- või tegevjuhile. E-arved pigem muudavad raamatupidaja tööd. Raamatupidaja saab teha rutiinse sisestamise asemel targemat tööd ja ettevõte saab ressursi suunata finantsanalüüsi tegemisse.

E-ARVED ON TURVALISEMAD KUI PDF-JA PABERARVED: ÕIGE

Viimasel ajal on sagenenud libaarvete saatmine ja pdf-formaadis petuarved on järjest usutavamad. RIA teatas mõni aeg tagasi juhtumist, kus libaarve tõi ettevõttele 30 000 eurot kahju. E-arve saatmiseks kasutavad ettevõtted tarkvarasüsteeme, mis tähendab, et ettevõte peab olema Äriregistris. Lisaturvalisust annab võimalus lisada arvetele lepingunumbreid vms, et veenduda arve õigsuses. Lisaks on e-arved turvaliselt serverites hoiul.

E-arvetest on ilmunud päris palju artikleid. Tänaseks on ilmselt iga Eesti raamatupidaja e-arvetega mingis kontekstis kokku puutunud. Miks ja kuidas valida operaatorit ja mis vahet neil üldse on, võib tunduda üsna segane. Olles ise olnud asjaosaline, püüan jääda neutraalseks, ent anda siiski ülevaate erinevate operaatorite võimekusest, kirjutab Omniva infoäri valdkonna äriarenduse juhtina töötanud Rain-Alari Külm.

Eesti on väike turg ja tänaseks on e-arvete operaatoreid kuus. Ennast operaatorina defineerib neist pigem kolm – Omniva, Fitek ja Telema. Ülejäänud kolme näol on tegemist äri kõrvalharuga. Eesti turul on kõik kolm suuremat tegutsenud üle kümne aasta. Fitekil on läbi ajaloo olnud mitu nime – Opuscapita ja Itella. Omniva alustas e-arvete turul tegutsemist 2008. aastal tütarettevõtte Eesti E-arvete Keskus OÜ loomisega. Telema on aastaid toimetanud EDI valdkonnas ehk pakkunud eelkõige kaubaarvete lahendusi. Äri kõrvalharuna pakuvad operaatorteenust riigi loodud E-arveldaja, mis on mõeldud väike- ja mikroettevõtetele; infohaldustarkvara Amphora ja Riigi Infosüsteemide Ameti loodud Dokumendi Vahetus Keskus ehk uue nimega DHX. Omniva, Fitek ja Telema on aastaid teinud koos selgitustööd nii avalikule kui ka erasektorile e-arvete kasulikkuse ja efektiivsema raamatupidamise nimel.

Riigikogu arutab Eesti avaliku sektori e-arvetele üle minemist 1. juulist ja paljud Eesti ettevõtted vahetavad juba täna e-arveid. PDF-arvete osakaal on hetkel veel üsna suur, kuid on näha selget trendi nii Eestis kui mujal Euroopas, et e-arved on tegemas võidukäiku. Nüüd on vaid aja küsimus, millised ettevõtted suudavad kiiremini juba loodud süsteemidest kasu lõigata.

PDF-ja paberarvete aeg on ümber saamas mitte ainult Eestis vaid ka mujal maailmas. Eelmisel aastal liigutati Peppol Access Pointi kaudu ligi 5 miljonit e-arvet kuus ja võrgustikuga on liitunud ettevõtteid enam kui 27 riigist, seehulgas ka Eesti suuremad e-arve operaatorid. See annab märku, et e-arved ei ole enam tulevik vaid see on juba käes.

Kui põhjamaades on e-arved tavapraktika juba kümneid aastaid, siis kiireid liigutusi e-arvetele üleminemiseks teevad  paljud teisedki Euroopa riigid – näiteks Itaalia, kus sel aastal tehakse kohuslikuks e-arvete saatmine ettevõtete vahel. PEPPOL- võrgustikuga on liitunud ka näiteks Singapur, seetõttu võime peagi näha e-arveldamist  ka Euroopa ja Aasia vahel.

Toodete ja teenuste vahendamine muutub järjest kiiremaks ning automatiseeritumaks, seega peab nende eest arveldamine  märgatavalt kiirenema. Järjest enam vajavad ettevõtted ka andmeid reaalajas. Reaalaja majanduse idee on selles, et tehingud ja andmed on digitaalselt töödeldavas vormis, seejuures reaalajas ja standardiseeritud kujul. Nii saavad ettevõtete juhid ja omanikud oluliselt targemaid otsuseid teha, sest ükski arve ei lähe kaduma ja ettevõtte käekäigust on võimalik mõne klikiga ülevaade saada.

Mõeldes sellele, kui kallis on ettevõtete jaoks PDF-arvete käsitlemine, tundub enam kui tõenäoline, et järjest enam ettevõtteid küsivad oma partneritelt e-arveid ning panevad selle saatmiskohustuse hankelepingutesse. Kokkuvõtteks toovad e-arved majandusliku kasu nii arve saajale kui saatjale.

Vaata e-arvete kohta lisaks siit >>

Sander Aasna
Omniva Infoäri valdkonna juht