Insly müüb tarkvara kindlustusmaakleritele ning -seltsidele, mis automatiseerib nende müügi ja haldusprotsesse ja seeläbi vähendab nende halduskoormust. Ettevõttes töötab üle 70 inimese, kellest 51 on Eestis ning ülejäänud Poolas, Valgevenes, Lätis ja Leedus. Ettevõttel on üle 450 kliendi rohkem kui 40 riigist.

2013. aasta lõpus otsustati üle minna e-arvetele, kasutades Omniva Arvekeskuse teenust. Ettevõtte raamatupidaja Luise Savik selgitab, mis see otsus endaga kaasa tõi.

Enne e-arvete kasutuselevõttu kinnitati ettevõtte arveid meilide teel. Arvetega e-kirju saadeti omavahel kinnitamiseks ja alles siis edastati need raamatupidamisele. Kirjaga tulnud PDF-arved jäid töötajatel sageli märkamata või unustati e-kiri edasi saata ning seetõttu jõudsid arved raamatupidamisse oluliselt hiljem. Mõnikord ei jõudnud arved üldse raamatupidamisse ja tulid meeldetuletused, et need on maksmata.

Mööbliettevõtte Bellus finantsjuhi Sten Pisangi sõnul on e-arved muutumas ettevõtete jaoks uueks normaalsuseks, sest see aitab võita nii raha kui aega.

Bellus Furniture on tegutsenud juba üle 20 aasta. Ettevõte toodab pehmet mööblit ja müüb neid läbi edasimüüjate Skandinaavias ja Euroopas. Tänaseks toodab Bellus ligi 100 000 diivanit ja voodit aastas, ettevõttes töötab 220 inimest.

Bellus tegutseb Eestis neljas asukohas ja seetõttu tuli vanasti paberarveid nende asukohtade vahel füüsiliselt liigutada. Mõistagi võttis seetõttu arvete kontrollimine ja kinnitamine väga palju aega – pidi koguaeg arvestama, kes kuhu liigub ja kuidas ta jõuab need arved õigeks ajaks kohale toimetada.

Ettevõte võttis e-arved kasutusele, kuna soovis arvete kinnitamise protsesse kiirendada. Nüüd saavad töötajad arveid kontrollida ja kinnitada mugavalt arvutist või mobiilist ega pea selleks kuhugi kohapeale sõitma. Arvekeskuses seadistatud konteeringumallid aitavad rutiinseid tegevusi automatiseerida, mis tõi kaasa ka märkimisväärse ajalise säästu.

Baltic Agro on Omniva Arvekeskuse lahendust kasutanud tänaseks pea kaks aastat. Ettevõtte pearaamatupidaja Ita Gornischeffi räägib, millised olid e-arvetele üleminekul kõige suuremad takistused, aga ka suurimad kasud.

Baltic Agro põhitegevusalaks on põllumajandustarvikute ja teenuste müük ning teravilja ja rapsi vahendus.  Kogukäibest 70% müüakse Eesti turule. Ettevõtte klientideks on peamiselt Eestis tegutsevad põllumajandus ettevõtted. Lisaks pakutakse tooteid hobiaiandusse tarbeks. Baltic Agros töötab üle 100 inimese. Ettevõtte struktuur paikneb üle Eesti ja seetõttu on e-arvete kasutamine parim lahendus efektiivseks töötamiseks.

1. Mille poolest erineb e-arve pdf-arvest?
Pdf-arve ei ole e-arve. Selleks, et pdf-arvel olev info jõuaks partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse arve saaja ning arve info mõne hetkega otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma. E-arve on ka turvalisem ja sellega ei teki sisestusvigu jne.

2. Teen oma raamatupidamist Excelis. Kas saan ka e-arveid saata?
Jah, saad küll. E-arvete saatmiseks saab kasutada näiteks e-arveldajat, mis on tasuta või mõne e-arve operaatori teenuseid. Arvekeskusest e-arve saatmiseks tuleb ettevõttel sõlmida leping. Arve infot e-arve koostamiseks saate importida ka Excelist (faili edastamise põhja leiab Arvekeskusest) või koostada arveid otse Arvekeskusest. Täpsemalt saad vaadata videost ja liitumise info leiab meie kodulehelt.

3. Kasutan raamatupidamistarkvara, millised on esimesed sammud, et hakata e-arveid saatma?
Soovitame esimese asjana ühendust võtta oma raamatupidamistarkvaraga ja küsida, milliseid liideseid on tarkvara e-arvete edastamiseks loonud. Sealt edasi oleks mõistlik valida endale sobiv e-arve operaator.