Konverentsil, „E-arved ja digitaliseerimine – kus on kasu?“ osalejatelt uuriti, kui ohutuks hindavad nad erinevaid arve saatmisviise ja kui paljud ettevõtted PDF-arveid arhiveerimiseks või kinnitamiseks välja prindivad.  Konverentsil osalejad  olid peamiselt  raamatupidajad ja finantsjuhid, aga ka ettevõtjad, kes kui ühest suust ütlevad, et peavad e-arveid oluliselt turvalisemaks kui PDF-või paberarveid.

E-arveid peavad  turvaliseks 96,7% vastajatest, mõned ei osanud e-arvete turvalisust hinnata, kuid ükski vastaja ei pidanud e-arvet ebaturvaliseks. Seejuures neljandik vastanutest peavad PDF-arveid, kas ebaturvaliseks või pigem ebaturvaliseks. Veidi üle poolte vastanutest ütlevad, et PDF-arved on pigem turvalised ja vaid 21,5% usub, et PDF-arved on turvalised. Kartus PDF-arvete ebaturvalisuse osas on igati põhjendatud ja võib öelda, et isegi liiga vähe teadvustatud.

Riigi Infosüsteemide Amet kirjutab, et: „kasvava trendina tõid ettevõtetele kahju finantspettused, seal hulgas e-posti kompromiteerimiste ehk e-posti sekkumistega, mille abil esitasid kurjategijad ettevõtetele sadu libaarveid. Arvepettuste tõttu said Eesti ettevõtted enam kui pool miljonit eurot kahju. Teateid meilivestlustesse sekkumisest ja kurjategijatele raha kandmisest laekub RIA-le jätkuvalt iga nädal.“ Rohkem saad lugeda artiklist ja raportist Küberturvalises 2019.

Efektiivsetest protsessidest ja digilahendustest räägitakse rohkem kui kunagi varem, kuid endiselt on üllatavalt paljud Eesti ettevõtted kiindunud PDF-arvete saatmisse. Uurisime raamatupidajatelt, mis on nende mured e-arvelduses ning selgus, et kõige suuremaks mureks on see, et partnereid ei saada e-arveid.

Riigiettevõttena tekkis Omnival e-arvetega arveldamise kohustus 2019. aasta suvel. Arvekeskust oleme kasutanud juba aastaid, kuid enne eelmise aasta juulit tuli üle poolte arvetest PDF-või paberarvena. Seadusemuudatusest tulenenud kohustuse tõttu lahendasime täielikult e-arvetele ülemineku projekti korras ning täna võtame PDF-arveid vastu vaid välispartneritelt. Oma kogemusest lähtudes jagame 3 nippi, mille abil saime partneritelt rohkem e-arveid.

1.Määra e-arvetele ülemineku projektile vastutaja ja kaasa töötajaid
Projektijuht on e-arvetele üleminekuks kõige kriitilisem osa. Projektijuht võiks olla keegi, kellel on teadmised ja usk, et suurem osa partnerid on võimalik e-arveldusele üle viia. Tihti on partneri esimeseks kontaktiks PDF-arvete saatmisel Teie ettevõtte töötaja.

Selleks, et efektiivsemalt e-arvetele üle minna, soovitame kaasata töötajaid. Üheks võimaluseks on teha osakondade vahelisi võistlusi. Meie alustasime meeleoluka viktoriiniga, et selgitada välja, millised olid töötajate teadmised e-arvetest tol hetkel. Seejärel viisime läbi seminari teemal, kuidas saavad töötajat oma tegevusega lihtsustada finantsosakonna kolleegide tööd ning laiemalt ka ettevõtte finantsanalüüsi.

Kas mäletate veel 10 aasta tagust aega, kui arved liikusid paberkujul? Nüüdseks on paberarvetest saanud harva esinev erand ja arveldamine käib meili teel PDF-e vahetades. Sellele muutusele aitasid suuresti kaasa just ettevõtjad, kes mõistsid, kui suur on paberarvetega kaasnev kulu ja muutsid nende saamise kliendi jaoks tasuliseks.

Sarnane saatus ootab lähitulevikus ka PDF-arveid, sest neil on väga palju sarnaseid omadusi paberarvetega. Alustades saabunud arvete info raamatupidamistarkvarasse ümbertrükkimisest kuni valdkonna arengust tingitud trendini, kus suurandmed hakkavad ettevõtte jaoks tarkade otsuste langetamisel omama järjest suuremat rolli.

Ettevõtete jaoks on PDF-arvete vastuvõtmine kallim kui e-arved
PDF-arved on raamatupidaja jaoks pilt, millega töötamine eeldab korduvat ja rutiinset protsessi, alates ümber trükkimisest kuni tihti ka printimiseni, arhiveerimise või allkirjastamise eesmärgil. Nii tekibki olukord, kus ettevõte raiskab kõrgelt kvalifitseeritud tööjõu ressurssi ning toodab paralleelselt digi-ja paberprügi. Lisaks kasutatakse paberil arvete arhiveerimiseks printereid ja kaustikuid, rääkimata suurte arhiivide puhul köetavatest ruumidest.

Lahendus peitub rutiinse käsitöö asendamises tarkade automatiseeritud lahendustega e-arvelduses. Nii liigub arve info ühe ettevõtte raamatupidamisest teise vaid sekunditega ja kõrgelt kvalifitseeritud raamatupidaja saab reaalajas andmeid analüüsida. E-arveid kasutavad ettevõtted toovad selle eelistena esile inimlike vigade vähenemise, võimaluse kinnitada arveid endale sobival ajal mobiilis ning võimalust vaadata, kuidas partnerite arved on ajas muutunud, sest arved on arhiivist lihtsasti leitavad. See kõik aitab ettevõttel raha ja väärtuslikku aega kokku hoida.

Kui palju võiks PDF-arve saatmine maksta?
See oleneb ettevõtte protsessidest ja sellest, kui palju ettevõttel arvehaldusele kulub. Üheks väga selgeks indikatsiooniks on siiski PDF-arvel oleva info automaattuvastuse hind. Arve kohta on see 0,40 – 0,80 eurot. Seega kui paberarvetelt PDF-le üle minnes kandis kulu arve saaja siis nüüd peaks kulu kandma ettevõte, kes PDF-arveid saadab.

Mõeldes sellele, kui kallis on ettevõtete jaoks PDF-arvete käsitlemine, siis tundub enam kui tõenäoline, et nende saatmine muutub tasuliseks ja järjest rohkem ettevõtteid küsivad oma partneritelt e-arveid, lisades selle koostöölepingusse. Kokkuvõtteks võime öelda, et e-arved toovad majanduslikku kasu nii arve saajale kui saatjale ning tõenäoliselt saadavad 5 aasta pärast kõik ettevõtted vaid e-arveid!

E-arveid kasutavate ettevõtete kogemusi saad vaadata: omniva.ee/earvekeskus

Detsembrikuu on hea aeg vaadata aastale tagasi ja mõelda, mis sai tehtud hästi ja mida saaks peagi algaval uuel aastal teha paremini. Kohtusime aasta raamatupidaja tunnustuse saanud Merle Vackeriga, Chemi-Pharmi finantsjuhiga ja rääkisime tema kogemusest ning tulevikuunistustest.

Istume Merlega Chemi-Pharmi uues tootmiskompleksis Tänassilmas. Vaatamata sombusele pärastlõunale on Merle energiat täis ja pakatab positiivsusest. Teisiti ta end tööl ette ei kujutagi. Juba pühapäeval mõtleb ta rõõmuga, et esmaspäeval saab jälle tööle minna.

Kuidas tuli äratundmine, et raamatupidamine on just see õige ala Sulle?
Selle ameti peale sattusin tegelikult juhuslikult. Mu ema ja vanaema on olnud raamatupidajad ning tädi töötas inventuuride läbiviijana. Ma ei saa öelda, et need paberivirnad, mida ma nende töös nägin, oleks mind väga ahvatlenud. Põnev osa oli see, kuidas nad kalkulaatoriga numbreid kokku lõid, nagu mängiks nad klaveril. Peale keskkooli ei olnud mul veel kindlat teadmist, mida edasi õppima minna. Lõpetasin kooli hõbemedaliga, kuid ülikooli sisseastumiskatsetel jäin napilt joone alla. Seejärel tänu isale asusin tööle Harju Elektris raamatupidaja assistendina. Mul oli oma kalkulaator ja trükimasin, millega maksekorraldusi trükkida. Pearaamatupidaja ja tema asetäitja õpetasid mind. Peagi tuli ka esimene palk ja see kõik oli uus ja põnev tunne. Raamatupidamine muutus mulle nii huvitavaks, et läksin õhtusesse õppesse seda töö kõrvalt õppima.