Baltic Agro on Omniva Arvekeskuse lahendust kasutanud tänaseks pea kaks aastat. Ettevõtte pearaamatupidaja Ita Gornischeffi räägib, millised olid e-arvetele üleminekul kõige suuremad takistused, aga ka suurimad kasud.

Baltic Agro põhitegevusalaks on põllumajandustarvikute ja teenuste müük ning teravilja ja rapsi vahendus.  Kogukäibest 70% müüakse Eesti turule. Ettevõtte klientideks on peamiselt Eestis tegutsevad põllumajandus ettevõtted. Lisaks pakutakse tooteid hobiaiandusse tarbeks. Baltic Agros töötab üle 100 inimese. Ettevõtte struktuur paikneb üle Eesti ja seetõttu on e-arvete kasutamine parim lahendus efektiivseks töötamiseks.

1. Mille poolest erineb e-arve pdf-arvest?
Pdf-arve ei ole e-arve. Selleks, et pdf-arvel olev info jõuaks partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse arve saaja ning arve info mõne hetkega otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma. E-arve on ka turvalisem ja sellega ei teki sisestusvigu jne.

2. Teen oma raamatupidamist Excelis. Kas saan ka e-arveid saata?
Jah, saad küll. E-arvete saatmiseks saab kasutada näiteks e-arveldajat, mis on tasuta või mõne e-arve operaatori teenuseid. Arvekeskusest e-arve saatmiseks tuleb ettevõttel sõlmida leping. Arve infot e-arve koostamiseks saate importida ka Excelist (faili edastamise põhja leiab Arvekeskusest) või koostada arveid otse Arvekeskusest. Täpsemalt saad vaadata videost ja liitumise info leiab meie kodulehelt.

3. Kasutan raamatupidamistarkvara, millised on esimesed sammud, et hakata e-arveid saatma?
Soovitame esimese asjana ühendust võtta oma raamatupidamistarkvaraga ja küsida, milliseid liideseid on tarkvara e-arvete edastamiseks loonud. Sealt edasi oleks mõistlik valida endale sobiv e-arve operaator.

PDF-ARVE EI OLE E-ARVE: ÕIGE

Pdf-arve ei ole e-arve, vaid koostatakse ja saadetakse koostööpartneri e-posti aadressile ning selleks, et andmed jõuaksid partneri raamatupidamissüsteemi, tuleb see nagu paberarvegi käsitsi sisestada. E-arve koostatakse raamatupidamistarkvaras, valitakse süsteemist koostööpartner ning arve info liigub mõne sekundiga otse ühest süsteemist teise nii, et seda ei pea käsitsi ümber sisestama ega ühtegi kirja saatma.

E-ARVED VÕTAVAD RAAMATUPIDAJATELT TÖÖ: VALE

Üle 70% Eesti raamatupidajatest on kõrgharidusega. Raamatupidaja ei pea olema andmesisestaja, vaid hoopis strateegiline partner ettevõtte finants- või tegevjuhile. E-arved pigem muudavad raamatupidaja tööd. Raamatupidaja saab teha rutiinse sisestamise asemel targemat tööd ja ettevõte saab ressursi suunata finantsanalüüsi tegemisse.

E-ARVED ON TURVALISEMAD KUI PDF-JA PABERARVED: ÕIGE

Viimasel ajal on sagenenud libaarvete saatmine ja pdf-formaadis petuarved on järjest usutavamad. RIA teatas mõni aeg tagasi juhtumist, kus libaarve tõi ettevõttele 30 000 eurot kahju. E-arve saatmiseks kasutavad ettevõtted tarkvarasüsteeme, mis tähendab, et ettevõte peab olema Äriregistris. Lisaturvalisust annab võimalus lisada arvetele lepingunumbreid vms, et veenduda arve õigsuses. Lisaks on e-arved turvaliselt serverites hoiul.