Päike käib varakevadele kohaselt järjest kõrgemalt, päevad muutuvad valgusküllasemaks ning jälle on põhjust kaasa tunda usinatele koolilõpetajatele, kes kirjutavad lõputöid. Kaunite ilmadega raamatukogu riiulite vahel sobivate allikate otsimine ei tundu vast atraktiivne ajaviide kellelegi. Õnneks on täna suur osa lõputöödeks ja raportiteks vajalikust materjalist kättesaadav digikogudes. Teadustööd, mis tehtud maailma eri paigus, asuvad vaid mõne otsingusõna kaugusel ja oma elu ei pea sättima raamatukogu lahtiolekuaegade järgi. Selle progressi üle tunnevad kindlasti rõõmu ka kõik, kellel kooli lõpetamine juba ammu selja taga. Paratamatult paneb see mõtlema ka ettevõtetele, kelledest paljud toimivad endiselt raamatukogude põhimõttel – arveid ja lepinguid hoiustatakse ja otsitakse endiselt põhjatutest paberarhiividest. Kuigi paberarvete osakaal Eestis on väike on siiski üsna tavapärane, et PDF-arveid prinditakse arvete kinnitamiseks või arhiveerimiseks välja.

Kaugtöö on tulnud ja jäänud ning elab tänu koroonaviirusele üle uuestisündi. Audiitorid, raamatupidajad ja teised valgekraed on viimasel ajal peaasjalikult kodukontorites töötanud ja kuigi alguses oli kõik harjumatu ja imelik, siis elu on näidanud, et inimesed on väga kohanemisvõimelised ning saavad päris hästi hakkama. Igatahes on oodata, et järjest rohkem auditeid ja raamatupidamisarvestust tehakse ilma füüsiliselt kokku saamata.

Kuidas see on meid mõjutanud ja mida on lähiajal veel oodata?

Kuidas tagada arvete kiire liikumine, aga mis veel olulisem, ka õigeaegne laekumine kriisiolukorras ning hetkel, kui kõik töötajad on kodukontoris?

Elame eriolukorras, mis on tänaseks muutunud justkui tavaolukorraks ning meil puudub teadmine, millal see olukord lõppeb. E-arved ja digiarhiiv pole ammu enam midagi uut ega sensatsioonilist, ometi on ikka veel palju neid ettevõtteid, kes pole e-arveldamise ja selle eelistega päris hästi kursis. Kogu riigisektor läks e-arveldamisele üle täies mahus juba möödunud aasta juulis, mis tekitas olukorra, kus ettevõtetel ei olnud enam võimalik riigiasutustele PDF- või paberarveid esitada ning nii mõnigi ettevõte pidi liituma selleks e-arvete operaatoriga. Kindlasti ei ole kaugel see aeg, kui ka erasektor mõistab e-arveldamise kasulikkust. Omniva müügijuhi Nevil Karlsoni sõnul on iga innovaatiline ettevõte tänaseks juba liitunud või kaalub liitumist e-arvete operaatoriga ning need, kes liitunud mõistvad tänases olukorras, millise õige otsuse nad teinud on.

Elisa Eesti pearaamatupidaja Hellika Toome ei kujutaks tänases eriolukorras elu ette ilma e-arveteta. „Omniva e-arvete keskkonnas on väga hästi organiseeritud digiarhiiv, kus lisaks arvele on näha ka e-kirja sisu, millega arve sisse tuli. Hetkel tundub lausa mõeldamatuna, et raamatupidajad peaksid arveid otsima kaustadest, mida oleks tänases olukorras meeletult tüütu koju vedada või mõtlema, kuidas paberarved õigeaegselt nendeni jõuaks,“ ütles Toome.  „Selline tööviis tooks ettevõttele kaasa kulude ebaefektiivse juhtimise.“

Kas ka Sina töötad täna kodukontoris nagu enamik inimesi?

Täna on enamus ettevõtted teinud palju ennetavaid ja radikaalseid otsuseid oma töötajate tervise huvides. Paljud vastutustundlikud tööandjad on praeguses olukorras hoolides oma inimestest, analüüsinud töötajate töötamise võimaluste üle ja lubanud neile, kel kaugtöö võimalik, töötamise kodukontoris. Kõik see on vältimaks tänases Eesti Vabariigi väljakuulutatud eriolukorras nakatumist erinevatesse viirustesse, säästes nii oma kalleid kolleege kui näidates üles vastutustundlikkust nii oma ettevõtte töötajate kui ka kogu Eesti rahva osas.

Kaugtöö ehk kodukontor eeldab aga teatavaid võimalusi. Jah, esimesena peame tunnistama, et kaugtööd on võimalik teha töökohtadel, kelle igapäevatöö ei eelda vahetut klientidega suhtlemist. Näiteks klienditeenindajaid, kullereid, kirjakandjaid ega ka pakivedajaid ei saa me ka kõige parema tahtmise juures suunata kaugtööle. Nende töö iseloom ei võimalda seda, seega püüame neile tagada võimalikult turvalise töökeskkonna. Kaugtööks on esmalt oluline töö iseloom, aga lisaks on vaja kodukontoris töötajal omada sülearvutit, korralikku wi-fi ühendust, juurdepääsu ettevõtte serveritesse kaugkasutajana jpm. Küll aga ei lahenda see ära veel palju muid muresid ja takistusi, mis võivad tekkida kodukontoris.