eArvekeskus

Digiarhiiv ei pea olema raamatukogundus

Päike käib varakevadele kohaselt järjest kõrgemalt, päevad muutuvad valgusküllasemaks ning jälle on põhjust kaasa tunda usinatele koolilõpetajatele, kes kirjutavad lõputöid. Kaunite ilmadega raamatukogu riiulite vahel sobivate allikate otsimine ei tundu vast atraktiivne ajaviide kellelegi. Õnneks on täna suur osa lõputöödeks ja raportiteks vajalikust materjalist kättesaadav digikogudes. Teadustööd, mis tehtud maailma eri paigus, asuvad vaid mõne otsingusõna kaugusel ja oma elu ei pea sättima raamatukogu lahtiolekuaegade järgi. Selle progressi üle tunnevad kindlasti rõõmu ka kõik, kellel kooli lõpetamine juba ammu selja taga. Paratamatult paneb see mõtlema ka ettevõtetele, kelledest paljud toimivad endiselt raamatukogude põhimõttel – arveid ja lepinguid hoiustatakse ja otsitakse endiselt põhjatutest paberarhiividest. Kuigi paberarvete osakaal Eestis on väike on siiski üsna tavapärane, et PDF-arveid prinditakse arvete kinnitamiseks või arhiveerimiseks välja.

Lugege Lisaks
eArvekeskus

E-arvete kasutamine ettevõttes muudab kaugtöö oluliselt lihtsamaks.

Kas ka Sina töötad täna kodukontoris nagu enamik inimesi?

Täna on enamus ettevõtted teinud palju ennetavaid ja radikaalseid otsuseid oma töötajate tervise huvides. Paljud vastutustundlikud tööandjad on praeguses olukorras hoolides oma inimestest, analüüsinud töötajate töötamise võimaluste üle ja lubanud neile, kel kaugtöö võimalik, töötamise kodukontoris. Kõik see on vältimaks tänases Eesti Vabariigi väljakuulutatud eriolukorras nakatumist erinevatesse viirustesse, säästes nii oma kalleid kolleege kui näidates üles vastutustundlikkust nii oma ettevõtte töötajate kui ka kogu Eesti rahva osas.

Kaugtöö ehk kodukontor eeldab aga teatavaid võimalusi. Jah, esimesena peame tunnistama, et kaugtööd on võimalik teha töökohtadel, kelle igapäevatöö ei eelda vahetut klientidega suhtlemist. Näiteks klienditeenindajaid, kullereid, kirjakandjaid ega ka pakivedajaid ei saa me ka kõige parema tahtmise juures suunata kaugtööle. Nende töö iseloom ei võimalda seda, seega püüame neile tagada võimalikult turvalise töökeskkonna. Kaugtööks on esmalt oluline töö iseloom, aga lisaks on vaja kodukontoris töötajal omada sülearvutit, korralikku wi-fi ühendust, juurdepääsu ettevõtte serveritesse kaugkasutajana jpm. Küll aga ei lahenda see ära veel palju muid muresid ja takistusi, mis võivad tekkida kodukontoris.

Lugege Lisaks
eArvekeskus

E-arved ületavad veel sel aastal PDF-arvete mahud

Eesti paistab Euroopas positiivselt silma sellega, et meil liigub suhteliselt vähe paberarveid. Kui siiani on paberarveid enamasti asendanud PDF-arved siis nüüd on jõudsalt kasvama hakanud ka e-arvete osakaal. Juba selle aasta lõpuks saadetakse tõenäoliselt rohkem e-arveid kui pdf-arveid.

Arvekeskusest välja saadetavatest müügiarvetest moodustavad 10% paberil, 49% e-kirjaga ja 41% e-arve kujul saadetavad arved. Kuna e-arvete maht on võrreldes 2019. aasta algusega tõusnud enam kui 20% siis tõenäoliselt on 2020.aasta lõpuks välja saadetavaid e-arveid juba rohkem kui PDF-arveid.

Lugege Lisaks
eArvekeskus

Uuring: E-arveid peetakse oluliselt turvalisemaks kui PDF-ja paberarveid

PDF-arved on ebaturvalised

Konverentsil, „E-arved ja digitaliseerimine – kus on kasu?“ osalejatelt uuriti, kui ohutuks hindavad nad erinevaid arve saatmisviise ja kui paljud ettevõtted PDF-arveid arhiveerimiseks või kinnitamiseks välja prindivad.  Konverentsil osalejad  olid peamiselt  raamatupidajad ja finantsjuhid, aga ka ettevõtjad, kes kui ühest suust ütlevad, et peavad e-arveid oluliselt turvalisemaks kui PDF-või paberarveid.

E-arveid peavad  turvaliseks 96,7% vastajatest, mõned ei osanud e-arvete turvalisust hinnata, kuid ükski vastaja ei pidanud e-arvet ebaturvaliseks. Seejuures neljandik vastanutest peavad PDF-arveid, kas ebaturvaliseks või pigem ebaturvaliseks. Veidi üle poolte vastanutest ütlevad, et PDF-arved on pigem turvalised ja vaid 21,5% usub, et PDF-arved on turvalised. Kartus PDF-arvete ebaturvalisuse osas on igati põhjendatud ja võib öelda, et isegi liiga vähe teadvustatud.

Riigi Infosüsteemide Amet kirjutab, et: „kasvava trendina tõid ettevõtetele kahju finantspettused, seal hulgas e-posti kompromiteerimiste ehk e-posti sekkumistega, mille abil esitasid kurjategijad ettevõtetele sadu libaarveid. Arvepettuste tõttu said Eesti ettevõtted enam kui pool miljonit eurot kahju. Teateid meilivestlustesse sekkumisest ja kurjategijatele raha kandmisest laekub RIA-le jätkuvalt iga nädal.“ Rohkem saad lugeda artiklist ja raportist Küberturvalises 2019.
Lugege Lisaks
eArvekeskus

3 nippi, mille abil saime partneritelt rohkem e-arveid

Efektiivsetest protsessidest ja digilahendustest räägitakse rohkem kui kunagi varem, kuid endiselt on üllatavalt paljud Eesti ettevõtted kiindunud PDF-arvete saatmisse. Uurisime raamatupidajatelt, mis on nende mured e-arvelduses ning selgus, et kõige suuremaks mureks on see, et partnereid ei saada e-arveid.

Riigiettevõttena tekkis Omnival e-arvetega arveldamise kohustus 2019. aasta suvel. Arvekeskust oleme kasutanud juba aastaid, kuid enne eelmise aasta juulit tuli üle poolte arvetest PDF-või paberarvena. Seadusemuudatusest tulenenud kohustuse tõttu lahendasime täielikult e-arvetele ülemineku projekti korras ning täna võtame PDF-arveid vastu vaid välispartneritelt. Oma kogemusest lähtudes jagame 3 nippi, mille abil saime partneritelt rohkem e-arveid.

1.Määra e-arvetele ülemineku projektile vastutaja ja kaasa töötajaid
Projektijuht on e-arvetele üleminekuks kõige kriitilisem osa. Projektijuht võiks olla keegi, kellel on teadmised ja usk, et suurem osa partnerid on võimalik e-arveldusele üle viia. Tihti on partneri esimeseks kontaktiks PDF-arvete saatmisel Teie ettevõtte töötaja.

Selleks, et efektiivsemalt e-arvetele üle minna, soovitame kaasata töötajaid. Üheks võimaluseks on teha osakondade vahelisi võistlusi. Meie alustasime meeleoluka viktoriiniga, et selgitada välja, millised olid töötajate teadmised e-arvetest tol hetkel. Seejärel viisime läbi seminari teemal, kuidas saavad töötajat oma tegevusega lihtsustada finantsosakonna kolleegide tööd ning laiemalt ka ettevõtte finantsanalüüsi.

Lugege Lisaks
1 2 3 20